Iespējojiet nosacītu datu ievadi programmā Excel, izmantojot datu validāciju

Excel ir vairāk nekā datu ievades rīks. Bet, ja jūs runājat tikai par datu ievadi programmā Excel, tas ir sasodīti labs. Izmantojot datu validāciju, varat iespējot datu ievadi šūnā (-ās), pamatojoties uz iepriekš noteiktu nosacījumu.

Nosacīta datu ievadīšana programmā Excel, izmantojot datu validāciju

Šeit ir daži nosacītu datu ievades noteikumu piemēri:

• Atļaut datu ievadi tikai no iepriekš definēta saraksta (izmantojot nolaižamos sarakstus).
• Atļaut datu ievadi tikai tad, kad ir aizpildīta norādītā (-ās) šūna (-as).
• Atļaut ievadīt DATE tikai starp diviem norādītajiem datumiem.

Varat arī apvienot vairākus nosacījumus, lai izveidotu datu ievades kārtulu.

Šāda veida nosacītu datu ievadi programmā Excel var veikt, izmantojot datu validācijas līdzekli programmā Excel. Tas var iespējot datu ievadi norādītajās šūnās tikai tad, ja ir izpildīti norādītie nosacījumi, pretējā gadījumā tiek parādīta kļūda.

Atļaut datu ievadi no iepriekš definēta saraksta

Varat ierobežot lietotāja izvēli no saraksta, izveidojot nolaižamo sarakstu. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir valstu saraksts, kā parādīts zemāk, un vēlaties atļaut ievadīt tikai vienu no šiem nosaukumiem šūnā C1:

Varat izveidot nolaižamo sarakstu, kas ierobežos ierakstus tikai tiem, kas minēti sarakstā. Ja mēģināt ievadīt citu teksta virkni, tā parādīs kļūdu (kā parādīts zemāk):

Tālāk ir norādīts, kā izveidot nolaižamo sarakstu.

• Atlasiet šūnu, kurā vēlaties parādīt nolaižamo sarakstu. Šajā piemērā tas ir šūnas C1.
• Dodieties uz Dati -> Datu rīki -> Datu validācija.
  
• Datu apstiprināšanas dialoglodziņā atlasiet cilni Iestatījumi un veiciet šādas izmaiņas:
  • Atļaut: saraksts
  • Avots: $ A $ 1: $ A $ 6 (varat izmantot diapazonu, kurā jums ir dati).
  • Ignorēt tukšo: atzīmēts (noņemiet atzīmi no šī, ja nevēlaties, lai lietotājs ievadītu tukšu).
  • Šūnā esošā nolaižamā izvēlne: atzīmēta (tas iespējotu nolaižamo funkciju).
    

Tādējādi atlasītajā šūnā tiks izveidots nolaižamais saraksts.

Tagad jūs varat tos atlasīt nolaižamajā sarakstā vai manuāli ievadīt tajā esošos datus. Ja ievadāt datus, kas nav no avota datiem, tas parādīs kļūdu.

UZMANĪBU!: Ja kopējat un ielīmējat šūnu, kurā ir datu validācijas noteikumi, datu validācijas noteikumi pazūd.

Datu ievadīšana, kad ir aizpildīta atkarīga šūna

Tas varētu būt gadījums, kad vēlaties, lai lietotājs iet secīgi un aizpildītu veidlapu/anketu/aptauju.

Pieņemsim, ka man ir kaut kas, kā parādīts zemāk:

Šajā datu kopā es vēlos, lai lietotājs vispirms aizpildītu vārdu (vārds un uzvārds ir obligāti) un pēc tam turpinātu aizpildīt datumu. Ja lietotājs izlaiž vārda ievadīšanu, es vēlos parādīt kļūdu (kā parādīts zemāk):

To var viegli izdarīt, izmantojot datu validāciju. Lai to izdarītu:

• Atlasiet šūnu, kurā vēlaties piemērot šo nosacījumu. Iepriekš minētajā piemērā tā ir šūna B5.
• Dodieties uz Dati -> Datu rīki -> Datu validācija
  Datu apstiprināšanas dialoglodziņā atlasiet cilni Iestatījumi un veiciet šādas izmaiņas:
  • Atļaut: pielāgots
  • Formula: = UN ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Ignorēt tukšo: nav atzīmēts (pārliecinieties, vai tas nav atzīmēts, pretējā gadījumā tas nedarbosies).

Šajā gadījumā mēs esam izmantojuši funkciju AND, kas pārbauda, ​​vai gan B1, gan B3 jau ir aizpildīti. Ja nē, tad tas parāda kļūdu.

UZMANĪBU!: Ja kopējat un ielīmējat šūnu, kurā ir datu validācijas noteikumi, datu validācijas noteikumi pazūd.

Datuma ievadīšana starp diviem noteiktiem datumiem

Datu validācijā ir iebūvēta funkcija, kas ļaus jums to izdarīt. Jūs varat norādīt augšējo un apakšējo datuma ierobežojumu, un, ja lietotājs ievadīs datumu, kas ir ārpus šī diapazona, viņš/viņa saņems kļūdu.

Lai to izdarītu:

• Atlasiet šūnu, kurā vēlaties piemērot šo nosacījumu. Iepriekš minētajā piemērā tā ir šūna B5.
• Dodieties uz Dati -> Datu rīki -> Datu validācija
  Datu apstiprināšanas dialoglodziņā atlasiet cilni Iestatījumi un veiciet šādas izmaiņas:
  • Atļaut: datums
  • Dati: starp
  • Sākuma datums: ievadiet sākuma datumu šeit (jebkurš datums, kas ir pirms šī datuma, netiks pieņemts).
  • Beigu datums: šeit ievadiet beigu datumu (jebkurš datums, kas ir pēc šī datuma, netiks pieņemts).

Lai norādītu datumu, varat izmantot arī šūnu atsauci vai formulu. Piemēram, jūs varat izmantot funkciju TODAY () kā vienu no datuma ierobežojumiem (ja vēlaties pašreizējā datuma apakšējo robežu).

Tā kā programmā Excel datumi tiek glabāti kā skaitļi, datumu vietā varat izmantot arī ciparus. Piemēram, tā vietā, lai izmantotu 01.01.2015., Varat izmantot arī numuru 42005.

UZMANĪBU!: Ja kopējat un ielīmējat šūnu, kurā ir datu validācijas noteikumi, datu validācijas noteikumi pazūd.

Vairāku datu ievadīšanas nosacījumi

Varat arī apvienot vairākus nosacījumus. Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties ievadīt datumu šūnā B5 ar šādiem nosacījumiem:

• Lietotājs jau ir aizpildījis vārdu un uzvārdu.
• Ievadītais datums ir no 01.01.2015 līdz 10.10.2015.

Lai to izdarītu:

• Atlasiet šūnu, kurā vēlaties piemērot šo nosacījumu. Iepriekš minētajā piemērā tā ir šūna B5.
• Dodieties uz Dati -> Datu rīki -> Datu validācija
• Datu apstiprināšanas dialoglodziņā atlasiet cilni Iestatījumi un veiciet šādas izmaiņas:
  • Atļaut: pielāgots
  • Formula: = UN ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Ignorēt tukšo: nav atzīmēts (pārliecinieties, vai tas nav atzīmēts, pretējā gadījumā tas nedarbosies)

Šī formula pārbauda četrus nosacījumus - vai abas šūnas (B1 un B3 jau ir aizpildītas un vai šūnā B5 ievadītais datums ir norādītajā datumu diapazonā).

UZMANĪBU!: Ja kopējat un ielīmējat šūnu, kurā ir datu validācijas noteikumi, datu validācijas noteikumi pazūd.

Līdzīgi varat izveidot un pārbaudīt vairākus nosacījumus, vienlaikus ļaujot ievadīt datus programmā Excel.

Jums varētu patikt arī šādi Excel padomi un apmācības:

• Excel datu ievades veidlapa.
• Nolaižamo sarakstu izmantošana programmā Excel.
• Vairāk nekā 100 Excel intervijas jautājumi un atbildes.