10 īpaši glīti veidi, kā tīrīt datus Excel izklājlapās

Skatieties video - 10 veidi, kā tīrīt datus programmā Excel

Dati veido jebkuras Excel veiktās analīzes mugurkaulu. Un, kad runa ir par datiem, ir daudzas lietas, kas var noiet greizi - vai tā būtu struktūra, izvietojums, formatējums, papildu atstarpes utt.

Šajā emuāra ierakstā es jums parādīšu 10 vienkāršus datu tīrīšanas veidus programmā Excel.

#1 Atbrīvojieties no papildu vietām

Papildu vietas ir sāpīgi grūti pamanīt. Lai gan jūs varat kaut kā pamanīt papildu atstarpes starp vārdiem vai cipariem, atstarpes pat nav redzamas. Šeit ir veikls veids, kā atbrīvoties no šīm papildu vietām - izmantojiet funkciju TRIM.

Sintakse: TRIM (teksts)

Excel TRIM funkcija kā ievadi izmanto šūnu atsauci (vai tekstu). Tas noņem sākuma un beigu atstarpes, kā arī papildu atstarpes starp vārdiem (izņemot atsevišķas atstarpes).

#2 Atlasiet un apstrādājiet visas tukšās šūnas

Tukšas šūnas var radīt postījumus, ja tās iepriekš neapstrādā. Man bieži rodas problēmas ar tukšām šūnām datu kopā, kas tiek izmantota pārskatu/informācijas paneļu izveidei.

Iespējams, vēlēsities aizpildīt visas tukšās šūnas ar “0” vai “Nav pieejams” vai arī vienkārši to izcelt. Ja ir milzīga datu kopa, manuāla to veikšana var aizņemt stundas. Par laimi, ir veids, kā vienlaikus atlasīt visas tukšās šūnas.

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Nospiediet F5 (tiek atvērts dialoglodziņš Pāriet uz)
3. Noklikšķiniet uz pogas Īpašais… (apakšējā kreisajā stūrī). Tiek atvērts dialoglodziņš Pāriet pie īpašiem
   
4. Atlasiet Tukšs un noklikšķiniet uz Labi
   

Tādējādi tiek atlasītas visas tukšās šūnas jūsu datu kopā. Ja visās šajās šūnās vēlaties ievadīt 0 vai Nav pieejams, vienkārši ierakstiet to un nospiediet Control + Enter (atcerieties, ja nospiežat tikai ievadīšanas taustiņu, vērtība tiek ievietota tikai aktīvajā šūnā).

#3 Konvertējiet numurus, kas saglabāti kā teksts, par cipariem

Dažreiz, importējot datus no teksta failiem vai ārējām datu bāzēm, skaitļi tiek saglabāti kā teksts. Turklāt dažiem cilvēkiem ir ieradums izmantot apostrofu (‘) pirms skaitļa, lai tas būtu teksts. Tas var radīt nopietnas problēmas, ja izmantojat šīs šūnas aprēķinos. Šeit ir pierādīts veids, kā šos tekstā saglabātos numurus pārvērst skaitļos.

1. Jebkurā tukšā šūnā ierakstiet 1
2. Atlasiet šūnu, kurā ierakstījāt 1, un nospiediet Control + C
3. Atlasiet šūnu/diapazonu, kuru vēlaties pārvērst skaitļos
4. Atlasiet Ielīmēt -> Ielīmēt speciāli (Taustiņu dēļa saīsne - Alt + E + S)
5. Lodziņā Īpašā dialoga ielīmēšana atlasiet Reizināt (darbību kategorijā)
   
6. Noklikšķiniet uz Labi. Tādējādi visi teksta formāta skaitļi tiek pārvērsti skaitļos.

Ir daudz vairāk, ko varat darīt, izmantojot īpašās darbības opcijas ielīmēt. Šeit ir dažādi citi veidi, kā reizināt programmā Excel, izmantojot Paste Special.

#4 - Noņemt dublikātus

Ar datu dublikātiem var rīkoties divējādi - Iezīmējiet to vai Izdzēs to.

• Iezīmējiet datu dublikātus:
  • Atlasiet datus un dodieties uz Sākums -> Nosacītā formatēšana -> Iezīmējiet šūnu kārtulas -> Dublēt vērtības.
  • Norādiet formatējumu, un visas dublikātu vērtības tiek izceltas.
    
• Datu dublikātu dzēšana:
  • Atlasiet datus un dodieties uz Dati -> Noņemt dublikātus.
  • Ja jūsu datiem ir galvenes, pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa augšējā labajā stūrī.
  • Atlasiet kolonnu (-as), no kuras vēlaties noņemt dublikātus, un noklikšķiniet uz Labi.
    

Tādējādi no saraksta tiek noņemtas dublētas vērtības. Ja vēlaties, lai sākotnējais saraksts būtu neskarts, kopējiet un ielīmējiet datus citā vietā un pēc tam rīkojieties šādi.

Saistīts: Galīgais ceļvedis dublikātu atrašanai un noņemšanai programmā Excel.

#5 Izceliet kļūdas

Ir divi veidi, kā izcelt kļūdas programmā Excel:

Nosacījuma formatēšanas izmantošana

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Dodieties uz Sākums -> Nosacījuma formatēšana -> Jauns noteikums
3. Jaunajā formatēšanas noteikumu dialoglodziņā atlasiet “Formatēt tikai šūnas, kas satur”
4. Kārtulas aprakstā nolaižamajā izvēlnē atlasiet Kļūdas
5. Iestatiet formātu un noklikšķiniet uz Labi. Tas izceļ visas kļūdas vērtības atlasītajā datu kopā
   

Izmantojot Go to Special

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Nospiediet F5 (tiek atvērts lodziņš Doties uz dialogu)
3. Apakšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz īpašās pogas
4. Atlasiet Formulas un noņemiet atzīmi no visām opcijām, izņemot kļūdas
   

Tādējādi tiek atlasītas visas šūnas, kurās ir kļūda. Tagad jūs varat tos manuāli izcelt, izdzēst vai ierakstīt tajā jebko.

#6 Mainiet tekstu uz mazo/lielo/lielo burtu

Mantojot darbgrāmatu vai importējot datus no teksta failiem, bieži vien nosaukumi vai nosaukumi nav konsekventi. Dažreiz viss teksts var būt ar mazajiem/lielajiem burtiem vai arī to kombinācija. Jūs varat viegli visu saskaņot, izmantojot šīs trīs funkcijas:

LOWER () - pārvērš visu tekstu par mazajiem burtiem.
UPPER () - pārvērš visu tekstu lielajos burtos.
PAREIZS () - pārvērš visu tekstu par pareizo reģistru.

#7 Parsēt datus, izmantojot tekstu kolonnā

Iegūstot datus no datu bāzes vai importējot tos no teksta faila, var gadīties, ka viss teksts ir saspiests vienā šūnā. Šo tekstu var parsēt vairākās šūnās, izmantojot Excel funkciju no Teksta uz kolonnu.

1. Atlasiet datus/tekstu, ko vēlaties parsēt
2. Dodieties uz Dati -> Teksts uz kolonnu (tas atver vedni Teksts uz kolonnām)
   • 1. darbība: atlasiet datu tipu (atlasiet Atdalīts, ja jūsu dati nav izvietoti vienādi un ir atdalīti ar rakstzīmēm, piemēram, komatu, defisi, punktu …). Noklikšķiniet uz Tālāk
     
   • 2. darbība: atlasiet Atdalītājs (rakstzīme, kas atdala jūsu datus). Izmantojot opciju Cits, varat izvēlēties iepriekš noteiktu norobežotāju vai jebko citu
     
   • 3. darbība. Izvēlieties datu formātu. Atlasiet arī mērķa šūnu. Ja galamērķa šūna nav atlasīta, pašreizējā šūna tiek pārrakstīta
     

Saistīts: Izņemiet lietotājvārdu no e -pasta ID, izmantojot tekstu kolonnā.

#8 Pareizrakstības pārbaude

Nekas nemazina jūsu darba uzticamību kā pareizrakstības kļūda.

Izmantojiet īsinājumtaustiņu F7, lai veiktu datu kopas pareizrakstības pārbaudi.

Šeit ir detalizēta apmācība par pareizrakstības pārbaudes izmantošanu programmā Excel.

#9 Dzēst visu formatējumu

Savā darbā es izmantoju vairākas datu bāzes, lai iegūtu datus programmā Excel. Katrai datu bāzei bija savs datu formatējums. Kad visi dati ir ievietoti, lūk, kā vienā reizē var izdzēst visu formatējumu:

1. Atlasiet datu kopu
2. Dodieties uz Sākums -> Notīrīt -> Notīrīt formātus
   

Tāpat varat notīrīt tikai komentārus, hipersaites vai saturu.

#10 Izmantojiet Atrast un aizstāt, lai notīrītu datus programmā Excel

Atrast un nomainīt ir neaizstājams, kad runa ir par datu tīrīšanu. Piemēram, varat atlasīt un noņemt visas nulles, mainīt atsauces formulās, atrast un mainīt formatējumu utt.

Lasiet vairāk par to, kā funkciju Atrast un aizstāt var izmantot datu tīrīšanai.

Šīs ir manas 10 populārākās metodes datu tīrīšanai programmā Excel. Ja vēlaties apgūt vēl dažas metodes, šeit ir MS Excel komandas ceļvedis - Tīri dati programmā Excel.

Ja ir vēl kādas metodes, kuras izmantojat, dalieties tajā ar mums komentāru sadaļā!