Excel automātiskā labošana: pilnīgs ceļvedis + laika taupīšanas piemēri

Kas notiek, ja programmā Excel ierakstāt vārdu “Drnik”, nevis “Dzert”?

Jūs pamanīsit, ka programma Excel automātiski izlabos šo kļūdaini uzrakstīto vārdu dzert (kā parādīts zemāk).

Kaut kā Excel zināja, ka šī nav pareizā pareizrakstība, un automātiski to izlaboja.

Tagad tas automātiski nepalabos visus nepareizi uzrakstītos vārdus.

Tikai daži!

Piemēram, izmēģiniet vārdu “dirnk”.

Tas netiktu automātiski labots.

Daži vārdi tiek laboti automātiski, bet citi nē, jo jau ir noteikts saraksts ar vārdiem, kas programmā Excel ir iepriekš aizpildīti, lai tos labotu automātiski.

Piezīme. Automātiskā labošana programmā Excel ir iespējota pēc noklusējuma.

Šajā apmācībā es paskaidrošu, kas ir automātiskās labošanas opcijas, un pēc tam parādīšu dažus piemērus, kā to izmantot, lai ietaupītu laiku. Es apskatīšu arī to, kā jūs to varat atspējot (t.i., izslēgt automātisko labošanu)

Izpratne par automātiskās labošanas opcijām

Automātiskā labošana tika izveidota, lai palīdzētu jums atrisināt nelielas problēmas, ar kurām varat saskarties, rakstot programmā Excel vai ievadot datus (piemēram, aizstājot dažus bieži nepareizi uzrakstītus vārdus ar pareiziem vārdiem).

Tas arī ļauj jums iegūt lielāku kontroli, izmantojot Excel (kā mēs redzēsim piemēros vēlāk šajā apmācībā).

Bet vispirms sapratīsim, kur ir automātiskās labošanas iespējas un kas ir pieejams pēc noklusējuma.

Lai iegūtu automātiskās labošanas opcijas, noklikšķiniet uz cilnes Fails.

Ekrānā Fails noklikšķiniet uz opcijas.

Dialoglodziņā Excel opcijas noklikšķiniet uz Pārbaudīšana.

Pārbaudes opcijās noklikšķiniet uz Automātiskās labošanas opcijas.

Tiks atvērts dialoglodziņš Automātiskās labošanas opcijas.

Ļaujiet man paskaidrot dažādās cilnes dialoglodziņā Automātiskā labošana un opcijas šajās.

Cilne Automātiskās labošanas opcijas

Cilnē Automātiskās labošanas opcijas ir dažas opcijas, kas ir iespējotas pēc noklusējuma, un tās risina dažas izplatītas problēmas.

• Rādīt pogas Automātiskās labošanas opcijas: Šis nav aktuāls programmai Excel, bet tas attiecas uz citām MS lietojumprogrammām. Kad šī opcija ir iespējota, programmā MS Word vai MS PowerPoint tiek parādītas automātiskās labošanas opcijas (kā parādīts zemāk).
• Izlabojiet divus sākuma burtus: Ja šī opcija ir iespējota, programmā Excel automātiski tiks laboti divi lielie iniciāļi. Piemēram, ja ierakstāt “HEllo”, tas automātiski to mainīs uz “Sveiki”
• Ar lielo burtu lietojiet teikuma pirmo burtu: Ja ir iespējota, šī opcija nodrošina, ka jauns teikums sākas ar lielo burtu. Piemēram, ja ierakstāt “Sveiki. kā tev iet? ”, tas tiks automātiski labots uz“ Sveiki. Kā tev iet?'
• Dienu nosaukumus rakstiet ar lielo burtu: Tas automātiski mainīs dienas nosaukuma pirmo burtu, ja ievadīsit mazos burtus. Piemēram, trešdiena tiktu mainīts uz Trešdiena.
• Pareiza nejauša Caps Lock atslēgas izmantošana: Ja jums ir ieslēgts Caps Lock un rakstāt teikumu, tas automātiski izlabos tekstu un atspējos Caps Lock. Piemēram, ja ievadāt HELLO, tas automātiski to mainīs uz Hello.
• Rakstīšanas laikā nomainiet tekstu: Šeit programmā Excel jau ir daži bieži nepareizi uzrakstīti vārdi (vai dažu simbolu īsie kodi). Piemēram, ja ierakstāt (c), tas automātiski tiek pārveidots par autortiesību simbolu. Tas ir tāpēc, ka tas ir norādīts šīs opcijas sarakstā. Vārdus var pievienot vai noņemt no saraksta (vairāk par to zemāk esošajā piemērā).

Automātiski labot izņēmumus

Lai gan šīs automātiskās labošanas iespējas ir pārsteidzošas, dažreiz jūs varētu vēlēties, lai tā nerīkojas īpaši gudri un automātiski tās labotu.

Piemēram, ja jums ir zīmola nosaukums AT (kur “s” ir ar mazajiem burtiem), programma Excel to automātiski pārvērš par “Ats”.

Lai gan jums patīk automātiskā labošana visos citos gadījumos, ja vēlaties izslēgt šo konkrēto gadījumu, varat to izdarīt.

Cilnē Automātiskā labošana noklikšķiniet uz cilnes Izņēmumi.

Dialoglodziņā Automātiski labot izņēmumus var būt divu veidu izņēmumi:

1. Pirmā vēstule: Pēc noklusējuma programma Excel ar burtu sāk rakstīt pēc punkta (punkta). Šeit varat norādīt dažus izņēmumus (jau ir saraksts ar parastajiem izņēmumiem).
2. Sākotnējie vāciņi: Ja nevēlaties, lai AT tiktu pārveidoti par Ats, to varat norādīt šeit.

Cilne Automātiska formatēšana rakstīšanas laikā

Šajā cilnē ir trīs iespējas (visas ir iespējotas). Man visas šīs trīs iespējas šķiet noderīgas.

1. Rakstīšanas laikā nomainiet: Ievadot šūnā jebkādas hipersaites, tā automātiski tiks pārveidota par hipersaiti. Es dažreiz atspējoju šo opciju, jo bieži noklikšķinu uz šūnas, kas pēc tam aizņem dažas sekundes un pēc tam atver saiti pārlūkprogrammā.
2. Piesakieties, strādājot: Tas automātiski pievienos jaunas rindas un kolonnas Excel tabulā, kad ievadīsit kaut ko šūnā blakus tabulas rindai.
3. Automātiski kā jūsu darbs: Ievadot formulu Excel tabulas kolonnā, šī opcija ievadīs to pašu formulu (ar pielāgotu šūnu atsauci) visās kolonnas šūnās.

Cilne Darbības

Microsoft lietojumprogrammās varat izveidot darbību, pamatojoties uz konkrētu vārdu vai tekstu.

Programmā Excel ir pieejams tikai viens darbības veids - datuma darbība.

Datuma darbība nozīmē, ka, ja Excel šūnā ir datums, varat ar peles labo pogu noklikšķināt, un jūs saņemsiet dažas darbības, kuras varat veikt šim datumam (piemēram, parādīt šo datumu kalendārā vai ieplānot sapulci programmā Outlook ).

Tas varētu būt noderīgi, ja jums ir datumu saraksts un vēlaties tos ātri saglabāt savā kalendārā vai vēlaties ieplānot sapulci (izmantojot programmu Outlook).

Šī opcija pēc noklusējuma ir atspējota, un jums tā ir jāiespējo, lai to varētu izmantot programmā Excel.

Kad tas ir iespējots, jūs varēsit to izmantot programmā Excel. Ja šūnā ir datums, vienkārši noklikšķiniet ar peles labo pogu, un apakšā atradīsit darbību iespējas.

Cilne Matemātiskā automātiskā labošana

Tāpat kā jūs varat ievietot simbolus Excel šūnā (piemēram, Delta, grāds vai atzīme), jūs varat arī ievietot matemātiskos simbolus vienādojumā.

Šajā cilnē ir teksts, kas automātiski tiek pārveidots par norādīto matemātikas simbolu. Piemēram, ja ierakstāt \ sigma, tas to aizstās ar simbolu σ.

Ņemiet vērā, ka darblapas šūnās tas nedarbosies. Tas darbojas tikai ar vienādojumiem.

Kā pievienot savus vārdus Excel automātiskajai labošanai?

Vai vēlaties, lai būtu daži vārdi, kas bija daļa no automātiskās labošanas?

Piemēram, pieņemsim, ka vēlaties automātiskajai labošanai pievienot vārdu “drikn”, lai tas tiktu labots kā “dzert”.

Lai pievienotu vārdu automātiskai labošanai, varat veikt tālāk norādītās darbības.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails.
2. Noklikšķiniet uz Opcijas.
3. Dialoglodziņā Opcijas atlasiet Pārbaude.
4. Noklikšķiniet uz pogas “Automātiskās labošanas opcijas”.
5. Dialoglodziņā Automātiskā labošana ievadiet šādu informāciju:
   • Aizvietot: drikn
   • Ar: dzert
6. Noklikšķiniet uz PIEVIENOT
7. Noklikšķiniet uz Labi.

Tagad, kad programmā Excel ierakstāt “drikn”, tas automātiski to labos, lai “dzert”.

Pirms es parādīšu dažus lieliskus piemērus, kā to izmantot, šeit ir dažas lietas, kas jums jāzina par automātisko labošanu programmā Excel:

• Automātiskās labošanas saraksts ir reģistrjutīgs. Tas nozīmē, ka esat pievienojis vārdu “drikn”, lai to aizstātu ar “dzēriens”, tas darbotos tikai ar mazajiem burtiem. Ja ievadāt “Drikn” vai “DRIKN”, tas netiks labots.
• Šīs izmaiņas tiek saglabātas programmā Excel un pastāv pat tad, ja aizverat darbgrāmatu un atverat to vēlreiz. Ja jūs to vairs nevēlaties, jums jāiet un jāizdzēš manuāli.
• Izmaiņas notiek tikai tad, ja tiek izmantots precīzs vārds. Piemēram, ja izmantojat “drikns”, tas netiks automātiski labots. Lai tas darbotos, vārdam nedrīkst būt rakstzīmes tieši pirms vai pēc tā.
• Norādot automātisko labošanu programmā Excel, tā tiek automātiski aktivizēta citās MS lietojumprogrammās, piemēram, MS Word vai MS PowerPoint.

Automātiskā labošana tika izveidota kā veids, kā labot izplatītas pareizrakstības kļūdas. Bet jūs varat to izmantot arī dažos satriecošos veidos, lai ietaupītu laiku.

Saistīts: Pareizrakstības pārbaude programmā Excel.

Tālāk ir sniegti daži noderīgi piemēri automātiskās labošanas izmantošanai (izņemot kļūdaini uzrakstīta vārda labošanu).

1. piemērs. Izmantojiet automātisko labošanu, lai pabeigtu saīsinājumus

Iedomājieties, ka strādājat uzņēmumā “ABC Technology Corporation Limited”.

Jūsu darbs ir saistīts ar lielu datu ievadi programmā Excel, un jums vairākas reizes dienā manuāli jāievada pilns uzņēmuma nosaukums.

Neatkarīgi no tā, cik ātri rakstāt, tas šķitīs laika izšķiešana.

Vai jūs nevēlaties, lai būtu veids, kā jūs varat vienkārši ievadīt ABC (vai visu, ko vēlaties), un Excel to aizstāj ar uzņēmuma nosaukumu?

Šeit var palīdzēt automātiskās labošanas izcilība.

Automātiskajā labošanā varat norādīt saīsinājumu, un ikreiz, kad lietojat šo saīsinājumu, programma Excel to automātiski pārvērš norādītajā tekstā.

Piemēram, varat norādīt, ka, ierakstot ABC, programmai Excel tas automātiski jāaizstāj ar “ABC Technology Corporation Limited”.

Kaut kas, kā parādīts zemāk:

Tas notiek, ja programmā Excel pievienojat automātisko korekciju, kur ABC ir jākoriģē ”(kā parādīts zemāk automātiskās labošanas dialoglodziņā).

Ko darīt, ja vēlaties ievietot ABC, nevis pilnu vārdu?

Ja nevēlaties, lai automātiskā korekcija mainītu ABC uz pilnu nosaukumu, vienkārši nospiediet Control + Z, lai atgrieztos ABC.

Kamēr darbojas Control + Z, vislabāk ir izvēlēties saīsinājumu, kuru, visticamāk, neizmantosit savā darbā. Tas nodrošina, ka nav iespējas kļūdas dēļ iegūt pilnu vārdu (ja viss, ko vēlējāties, bija saīsinājuma teksts).

Tālāk ir minēti daži scenāriji, kuros šis automātiskās labošanas triks var ietaupīt daudz laika:

• Jūs varat ātri ievadīt failu nosaukumus vai mapju nosaukumus (nevis kopēt-ielīmēt katru reizi).
• Ja jums ir komandas locekļu saraksts, varat izmantot viņu iniciāļus, lai ātri ievadītu viņu vārdus.

Brīdinājuma vārds: jebkura programmā Excel norādītā automātiskās labošanas opcija tiek aktivizēta arī citās MS lietojumprogrammās, piemēram, MS Word vai MS PowerPoint. Šādos gadījumos vislabāk ir izmantot saīsinājumus, kurus jūs, visticamāk, neizmantosit nekur citur.

2. piemērs: Ātri ievietojiet simbolus (piemēram, grādu vai deltu)

Ir daži simboli, kurus ir grūti ievietot/ierakstīt programmā Excel, jo tie vēl nav pieejami tastatūrā (piemēram, pakāpes simbols vai delta simbols vai aizzīmes).

Jums vai nu jāzina īsinājumtaustiņš (kas bieži ir garš un sarežģīts), vai arī jāizmanto dialoglodziņš Ievietot simbolu (tas prasa laiku).

Ja ir daži simboli, kas jāizmanto diezgan bieži, varat izmantot automātiskās labošanas funkciju, lai piešķirtu šiem simboliem koda nosaukumu vai saīsinājumu.

Tagad, kad jums ir jāievada šis simbols, varat vienkārši izmantot koda nosaukumu, un tas tiks automātiski labots līdz šim simbolam.

Zemāk ir piemērs, kur es izmantoju kodu DEGSYM, lai iegūtu pakāpes simbolu programmā Excel.

Lai to izdarītu, veiciet šādas izmaiņas Excel automātiskās labošanas dialoglodziņā:

3. piemērs: ātrāk rakstiet formulas, izmantojot automātisko labošanu

Šis triks (ko es uzzināju no šī emuāra) ir mazliet tālu, bet, ja strādājat ar daudzām garām formulām, tas var ietaupīt laiku.

Zemāk ir formula, kas apvienos to trīs šūnu tekstu, kuras ir atstātas šūnā, kurā tiek izmantota šī formula:

= NETIEŠA (ADRESE (Rinda (), SLEJA ()-3)) UN NETIEŠA (ADRESE (Rinda (), SLEJA ()-2)) UN NETIEŠĀ (Adrese (Rinda (), SLEJA ()-1))

Tagad, ja jums bieži ir jāizveido šāda formula, labāk ir izveidot tai vienkāršu kodu un izmantot to automātiskajā labošanā.

Šajā gadījumā, lai iegūtu formulu, automātiskajā labošanā esmu izmantojis kodu “com3”.

Tagad varat izmantot kodu “com3”, lai iegūtu visu formulu dažos taustiņsitienos (kā parādīts zemāk):

Piezīme: Kā jau minēju, tas ir kaut kas, ko lielākā daļa no jums nekad nebūtu jāizmanto, taču tas joprojām ir labs triks, kas jāzina (katram gadījumam). Iepriekš minētais piemērs ir reāls gadījums, kad es to pašlaik izmantoju vienā no saviem projektiem, lai ietaupītu laiku.

Kā pilnībā izslēgt automātisko labošanu

Lai gan es uzskatu, ka automātiskā labošana ir lieliska iespēja, tā var nebūt piemērota visiem.

Un dažos gadījumos tas faktiski var būt kairinājums. Piemēram, ja ierakstāt (c) vai (r) vai ™, Excel automātiskā labošana automātiski mainīs tekstu (uz © vai ® vai ™)

Šādos gadījumos vislabāk ir izslēgt automātisko labošanu vai vismaz izdzēst vārdus, kurus nevēlaties labot automātiski.

Tālāk ir norādītas darbības, lai izslēgtu automātisko labošanu.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails.
2. Noklikšķiniet uz Opcijas.
3. Dialoglodziņā Opcijas atlasiet Pārbaude.
4. Noklikšķiniet uz pogas “Automātiskās labošanas opcijas”.
5. Dialoglodziņa Automātiskā labošana cilnē Automātiskā labošana noņemiet atzīmi no opcijas “Aizstāt tekstu, rakstot”.

Piezīme. Iepriekš minētās darbības pilnībā izslēgtu automātiskās pabeigšanas funkciju, ja tā aizstāj daļu teksta ar norādīto tekstu. Tas var arī nozīmēt, ka šie bieži nepareizi uzrakstītie vārdi vairs netiks laboti.

Kā atspējot/aizstāt dažus vārdus no automātiskās labošanas

Ja vēlaties saglabāt vispārējo funkciju “Aizstāt tekstu, rakstot”, bet vēlaties dažus izņēmumus, varat atrast vārdu sarakstā un izdzēst to manuāli (vai rediģēt).

Tālāk ir norādītas darbības, kā to izdarīt:

1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails un pēc tam uz Opcijas (atvērtajā ekrānā Fails).
2. Dialoglodziņā Opcijas atlasiet Pārbaude.
3. Noklikšķiniet uz pogas “Automātiskās labošanas opcijas”.
4. Dialoglodziņa Automātiskā labošana cilnē Automātiskā labošana atlasiet vārdu, kuru vēlaties dzēst.
5. Noklikšķiniet uz pogas Dzēst.

Varat arī aizstāt vārdu automātiskajā labošanā. Piemēram, tā vietā, lai (c) pārvērstos par autortiesību simbolu, varat to izmantot, lai to pārvērstu vārdā - autortiesības.

Lai aizstātu vārdu ar kādu citu tekstu, atrodiet un mainiet tekstu un pēc tam noklikšķiniet uz pogas Aizstāt.

Kā atsaukt automātiskās izmaiņas programmā Excel

Ja kaut ko rakstāt un programma Excel to maina automātiskās labošanas dēļ, varat atgūt sākotnējo tekstu, nospiežot taustiņu kombināciju Control + Z.

Piemēram, tiklīdz Excel šūnā ierakstīsit (c) un nospiedīsit atstarpes taustiņu, tas uzreiz tiks pārveidots par autortiesību simbolu.

Bet, ja jūs tagad izmantojat Control + Z, tas atgriezīsies pie (c) un paliks tāds.

Lai gan automātiskā labošana ir funkcija, kas lielākajai daļai Excel lietotāju nekad nebūs jāpielāgo, ir labi zināt dažus veidus, kā to izmantot, lai ietaupītu laiku (kā parādīts piemēros).

Pēdējā laikā esmu sācis to izmantot dažām formulām, kas ir diezgan milzīgas, bet es tās izmantoju bieži (kā parādīts 3. piemērā).