Kā kārtot programmā Excel (pēc rindām, kolonnām, krāsām, datumiem un skaitļiem)

Datu kārtošana programmā Excel ir kļuvusi diezgan vienkārša, izmantojot visas iebūvētās iespējas.

Jūs varat viegli kārtot savus datus alfabētiskā secībā, pamatojoties uz vērtību šūnās vai pēc šūnas un fonta krāsas.

Varat arī veikt daudzlīmeņu kolonnu šķirošanu (t.i., kārtot pēc kolonnas A un pēc tam pēc kolonnas B), kā arī kārtot rindas (no kreisās uz labo).

Un, ja ar to nebūtu pietiekami, programma Excel arī ļauj jums izveidot savus pielāgotos sarakstus un kārtot, pamatojoties arī uz to (cik forši tas ir). Tātad jūs varat kārtot datus, pamatojoties uz kreklu izmēriem (XL, L, M, S) vai atbildēm (pilnībā piekrītu, piekrītu, nepiekrītu) vai intensitātei (augsts, vidējs, zems)

Secinājums - strādājot ar Excel, jūsu rīcībā ir pārāk daudz šķirošanas iespēju.

Un šajā plašajā padziļinātajā apmācībā es jums parādīšu visas šīs šķirošanas iespējas un dažus lieliskus piemērus, kur tie var būt noderīgi.

Tā kā šī ir milzīga apmācība ar daudzām tēmām, tālāk sniegšu satura tabulu. Jūs varat noklikšķināt uz jebkuras tēmas, un tas uzreiz jūs aizvedīs.

Piekļuve šķirošanas opcijām programmā Excel

Tā kā šķirošana ir tik izplatīta lieta, kas nepieciešama, strādājot ar datiem, programma Excel piedāvā vairākus veidus, kā piekļūt kārtošanas opcijām.

Kārtošanas pogas lentē

Ātrākais veids, kā piekļūt šķirošanas iespējām, ir lentēs esošās šķirošanas pogas.

Noklikšķinot uz lentes cilnes Dati, redzēsit opcijas “Kārtot un filtrēt”. Šīs grupas trīs pogas kreisajā pusē ir paredzētas datu kārtošanai.

Divas mazās pogas ļauj kārtot datus, tiklīdz uz tām noklikšķināt.

Piemēram, ja jums ir nosaukumu datu kopa, varat vienkārši atlasīt visu datu kopu un noklikšķināt uz jebkuras no divām pogām, lai kārtotu datus. Poga no A līdz Z sakārto datus alfabētiski no mazākā līdz augstākajam, un poga Z līdz A sakārto datus alfabētiski no augstākās līdz zemākajai.

Šīs pogas darbojas arī ar cipariem, datumiem vai laikiem.

Personīgi es nekad neizmantoju šīs pogas, jo to iespējas ir ierobežotas, un, lietojot tās, pastāv lielāka kļūdu iespējamība. Bet, ja jums nepieciešama ātra kārtošana (ja datu kopā nav tukšu šūnu), tas var būt ātrs veids, kā to izdarīt.

Kārtošanas dialoglodziņš

Lentes cilnē Dati kārtošanas grupā ir vēl viena pogas Kārtot ikona.

Noklikšķinot uz šīs pogas Kārtot ikonas, tiek atvērts kārtošanas dialoglodziņš (kaut kas, kā parādīts zemāk).

Kārtošanas dialogs ir vispilnīgākais risinājums šķirošanai programmā Excel. Šajā dialoglodziņā var piekļūt visām ar šķirošanu saistītajām opcijām.

Visas pārējās šķirošanas iespēju izmantošanas metodes ir ierobežotas un nepiedāvā pilnu funkcionalitāti.

Šī iemesla dēļ es vienmēr izvēlos izmantot dialoglodziņu, kad man ir jāšķiro Excel.

Galvenais iemesls, kāpēc es izvēlos, ir tas, ka, izmantojot dialoglodziņu, ir ļoti mazas izredzes kļūdīties. Viss ir labi strukturēts un atzīmēts (atšķirībā no lentes pogām, kur var sajaukt, kuru izmantot).

Šajā apmācībā jūs mani atradīsit galvenokārt dialoglodziņā, lai kārtotu datus. Tas ir arī tāpēc, ka dažas lietas, ko es aptveru noteiktās sadaļās (piemēram, daudzlīmeņu šķirošana vai kārtošana no kreisās uz labo), var veikt tikai, izmantojot dialoglodziņu.Tastatūras saīsne - Ja programmā Excel bieži jāšķiro dati, iesaku iemācīties īsinājumtaustiņu, lai atvērtu kārtošanas dialoglodziņu. Tā ir ALT + A + S + S

Šķirošanas opcijas izvēlnē Filtrs

Ja savai datu kopai esat lietojis filtrus, varat atrast arī šķirošanas iespējas kopā ar filtra opcijām. Filtru var lietot, atlasot jebkuru datu kopas šūnu, noklikšķinot uz cilnes Dati un noklikšķinot uz ikonas Filtrs.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un jums ir piemērots filtrs.

Noklikšķinot uz jebkuras kolonnas filtra ikonas (tā ir mazā lejup vērstā trīsstūra ikona kolonnas galvenes šūnas labajā pusē), jūs redzēsit arī dažas šķirošanas iespējas.

Ņemiet vērā, ka šīs kārtošanas opcijas mainās atkarībā no slejā esošajiem datiem. Tātad, ja jums ir teksts, tas parādīs iespēju kārtot no A līdz Z vai Z līdz A, bet, ja jums ir skaitļi, tas parādīs iespējas kārtot no lielākā līdz mazākajam vai mazākajam līdz lielākajam.

Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz opcijām

Papildus dialoglodziņa izmantošanai ar peles labo pogu ir vēl viena metode, ko es dažreiz izmantoju (tas ir arī ļoti ātri, jo tas prasa tikai divus klikšķus).

Ja jums ir datu kopa, kuru vēlaties kārtot, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras šūnas, un tā parādīs kārtošanas iespējas.

Ņemiet vērā, ka redzat dažas opcijas, kuras neredzat lentē vai filtrēšanas opcijās. Lai gan pastāv parastā kārtošanas pēc vērtības un pielāgotas kārtošanas opcija (kas atver dialoglodziņu Kārtot), augšpusē varat redzēt arī tādas iespējas kā Ievietot atlasīto šūnu krāsu/fonta krāsu/formatēšanas ikonu.

Es uzskatu, ka šī opcija ir diezgan noderīga, jo tā ļauj ātri augšpusē apkopot visas krāsainās šūnas (vai šūnas ar citu fonta krāsu). Man bieži ir ikmēneša izdevumu dati, kuriem es eju cauri, un dažas šūnas izceļu manuāli. Pēc tam es varu izmantot šo opciju, lai visas šīs šūnas ātri savāktu augšpusē.

Tagad, kad esmu apskatījis visus veidus, kā programmā Excel piekļūt šķirošanas opcijām, redzēsim, kā tos izmantot, lai kārtotu datus dažādos scenārijos.

Datu kārtošana programmā Excel (teksts, skaitļi, datumi)

Atruna: Lielākoties kārtošana darbojas pat tad, ja datu kopā atlasāt vienu šūnu. Bet dažos gadījumos jums var rasties problēmas (ja jūsu datu kopā ir tukšas šūnas/rindas/kolonnas). Šķirojot datus, vislabāk ir atlasīt visu datu kopu un pēc tam to kārtot - lai izvairītos no jebkādām problēmām.

Pamatojoties uz jūsu rīcībā esošo datu veidu, programmā Excel varat izmantot šķirošanas opcijas.

Kārtošana pēc teksta

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot visus šos ierakstus, pamatojoties uz studenta vārdu alfabētiskā secībā.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu šos teksta datus alfabētiskā secībā.

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Nosaukums”
6. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija “Šūnu vērtības”
7. Nolaižamajā izvēlnē Pasūtīt atlasiet A – Z
8. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos visu datu kopu un sniegs rezultātu, kā parādīts zemāk.

Kāpēc gan neizmantot lentē esošās pogas?

Iepriekš minētā datu šķirošanas metode programmā Excel var izskatīties pēc daudzām darbībām, salīdzinot ar vienkāršu noklikšķināšanu uz kārtošanas ikonas lentē.

Un tā ir taisnība.

Iepriekš minētā metode ir garāka, bet ir nav nekādu kļūdu iespēju.

Izmantojot lentē esošās kārtošanas pogas, dažas lietas var noiet greizi (un to var būt grūti pamanīt, ja jums ir liela datu kopa.

Kamēr vēlāk šajā apmācībā apspriedu pogu izmantošanas trūkumus, ļaujiet man ātri parādīt, kas var notikt nepareizi.

Zemāk redzamajā piemērā, tā kā programma Excel nevar atpazīt galvenes rindu, tā kārto visu datu kopu, ieskaitot galveni.

Šī problēma ir novērsta, izmantojot kārtošanas dialoglodziņu, jo tā skaidri dod iespēju norādīt, vai jūsu datiem ir galvenes.

Tā kā dialoglodziņa Kārtot izmantošana novērš kļūdu iespējamību, es iesaku to izmantot visu citu Excel šķirošanas metožu vietā

Kārtošana pēc numuriem

Tagad es pieņemu, ka jūs jau esat sapratuši, kā darbojas teksta šķirošana (apskatīta virs šīs sadaļas).

Citos kārtošanas veidos (piemēram, pamatojoties uz skaitļiem, datumiem vai krāsu) tiks izmantotas gandrīz tādas pašas darbības ar nelielām izmaiņām.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot šos datus, pamatojoties uz katra studenta atzīmēm.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu šos datus, pamatojoties uz skaitļiem.

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Nosaukums”
6. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija “Šūnu vērtības”
7. Nolaižamajā pasūtījuma izvēlnē atlasiet “Lielākais līdz mazākais”
8. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos visu datu kopu un sniegs rezultātu, kā parādīts zemāk.

Kārtošana pēc datuma/laika

Lai gan datums un laiks var izskatīties citādi, tie nav nekas cits kā skaitļi.

Piemēram, programmā Excel skaitlis 44196 būtu datuma vērtība 2021. – 2022. Gada 31. decembrim. Jūs varat formatēt šo skaitli, lai tas izskatītos kā datums, taču Excel aizmugurē tas joprojām ir skaitlis.

Tas arī ļauj datumus uzskatīt par skaitļiem. Tātad jūs varat pievienot 10 šūnai ar datumu, un tas jums piešķirs datuma numuru 10 dienas vēlāk.

Un tas pats attiecas uz laiku programmā Excel.

Piemēram, skaitlis 44196,125 apzīmē pulksten 3:00 2021. – 2022. Gada 31. decembrī. Lai gan skaitļa vesela skaitļa daļa apzīmē visu dienu, decimāldaļa dotu jums laiku.

Tā kā gan datums, gan laiks ir skaitļi, varat tos kārtot kā ciparus.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot šos datus, pamatojoties uz projekta iesniegšanas datumu.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu šos datus, pamatojoties uz datumiem:

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Iesniegšanas datums”
6. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija “Šūnu vērtības”
7. Nolaižamajā pasūtījuma izvēlnē atlasiet “Vecākais līdz jaunākais”
8. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos visu datu kopu un sniegs rezultātu, kā parādīts zemāk.

Ņemiet vērā, ka, lai gan datums un laiks ir skaitļi, programma Excel joprojām atzina, ka tie atšķiras parādīšanas veidā. Tātad, kārtojot pēc datuma, tiek parādīti šķirošanas kritēriji “no vecākā līdz jaunākajam” un “no jaunākā līdz vecākajam”, bet, lietojot skaitļus, tiek parādīts “lielākais līdz mazākais” vai “mazākais līdz lielākais”. Tik mazas lietas, kas padara Excel par lielisku izklājlapu rīku (PS: Google izklājlapas nerāda tik daudz detaļu, tikai mīlīgu kārtošanu pēc A-Z vai Z-A)

Kārtošana pēc šūnas krāsas / fonta krāsas

Šī opcija ir pārsteidzoša, un es to izmantoju visu laiku (varbūt mazliet par daudz).

Man bieži ir datu kopas, kuras es analizēju manuāli un izceļu šūnas, kamēr es to daru. Piemēram, es izskatīju šī emuāra rakstu sarakstu (kas man ir Excel lapā), un es izcēlu tos, kas man bija jāuzlabo.

Un, kad esmu pabeidzis, es varu ātri sakārtot šos datus, pamatojoties uz šūnu krāsām. Tas man palīdz iegūt visas šīs izceltās šūnas/rindas augšpusē.

Un, lai pievienotu lieliskumu, varat kārtot, pamatojoties uz vairākām krāsām. Tātad, ja es iezīmēšu šūnas ar rakstu nosaukumiem, kam nekavējoties jāpievērš uzmanība, sarkanā krāsā un dažas, kuras vēlāk var apstrādāt ar dzeltenu, es varu kārtot datus, lai vispirms tiktu parādītas visas sarkanās rindas, kam seko dzeltenā krāsa.

Ja jūs interesē uzzināt vairāk, es nesen uzrakstīju šo rakstu par šķirošanu, pamatojoties uz vairākām krāsām. Šajā sadaļā es ātri parādīšu, kā kārtot, pamatojoties tikai uz vienu krāsu

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot pēc krāsas un iegūt visas sarkanās šūnas augšpusē.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu pēc krāsas:

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Iesniegšanas datums” (vai jebkuru kolonnu, kurā ir krāsainās šūnas). Tā kā šajā piemērā visās kolonnās ir krāsainas šūnas, varat izvēlēties jebkuru.
6. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” atlasiet “Šūnu krāsa”.
7. Nolaižamajā sarakstā Pasūtīt atlasiet krāsu, ar kuru vēlaties kārtot. Ja datu kopā ir vairākas šūnu krāsas, šeit tiks parādītas visas šīs krāsas
8. Pēdējā nolaižamajā izvēlnē atlasiet “Uz augšu”. Šeit jūs norādāt, vai vēlaties, lai krāsainās šūnas būtu datu kopas augšpusē vai apakšā.
9. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos jūsu datu kopu pēc krāsas, un jūs iegūsit rezultātu, kā parādīts zemāk.

Tāpat kā mēs esam sakārtojuši šos datus, pamatojoties uz šūnu krāsu, to varat izdarīt arī, pamatojoties uz fonta krāsu un nosacījuma formatēšanas ikonu.

Vairāku līmeņu datu kārtošana

Patiesībā datu kopas reti ir tik vienkāršas kā tās, kuras es izmantoju šajā apmācībā.

Jūsu var paplašināt līdz tūkstošiem rindu un simtiem kolonnu.

Un, ja jums ir tik lielas datu kopas, ir vajadzīgas arī vairāk datu šķēles un kauliņi. Vairāku līmeņu datu kārtošana ir viena no lietām, kas jums var būt nepieciešama, ja jums ir liela datu kopa.

Vairāku līmeņu datu kārtošana nozīmē, ka varat kārtot datu kopu, pamatojoties uz vienas kolonnas vērtībām, un pēc tam kārtot to vēlreiz, pamatojoties uz vērtībām citā kolonnā (-ās).

Piemēram, pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot šos datus, pamatojoties uz diviem kritērijiem:

1. Reģions
2. Pārdošana

Šīs šķirošanas rezultāts, pamatojoties uz iepriekš minētajiem diviem kritērijiem, sniegs jums datu kopu, kā parādīts zemāk.

Iepriekš minētajā piemērā dati vispirms ir sakārtoti pēc reģioniem, un pēc tam katrā reģionā dati tiek kārtoti pēc pārdošanas vērtības.

Tas ļauj ātri redzēt, kuriem pārdošanas pārstāvjiem katrā reģionā veicas lieliski vai kuriem - slikti.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu datus, pamatojoties uz vairākām kolonnām.

1. Atlasiet visu datu kopu, kuru vēlaties kārtot.
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati.
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot (tā, kas parādīta zemāk). Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Lodziņā Kārtot dialogu veiciet tālāk norādītās izvēles
   • Kārtot pēc (kolonna): reģions (šis ir pirmais šķirošanas līmenis)
   • Kārtot: šūnu vērtības
   • Pasūtījums: no A līdz Z
6. Noklikšķiniet uz Pievienot līmeni (tas pievienos vēl vienu kārtošanas iespēju līmeni).
7. Otrajā šķirošanas līmenī veiciet šādas izvēles:
   • Pēc tam (kolonna): Pārdošana
   • Kārtot: vērtības
   • Kārtība: no lielākās līdz mazākajai
8. Noklikšķiniet uz Labi

Pro padoms: Dialoglodziņā Kārtot ir funkcija “Kopēt līmeni”. Tas ātri kopē atlasīto šķirošanas līmeni un pēc tam to var viegli mainīt. Ir labi zināt funkciju, un tā var ietaupīt laiku, ja jums ir jāšķiro, pamatojoties uz vairākām kolonnām.

Zemāk ir video, kurā parādīts, kā programmā Excel veikt daudzlīmeņu kārtošanu:

Kārtošana, pamatojoties uz pielāgotu sarakstu

Lai gan programmai Excel jau ir daži kopīgi šķirošanas kritēriji (piemēram, kārtošana alfabētiskā secībā ar tekstu, no mazākā līdz lielākajai vai no lielākās līdz mazākajai ar cipariem, no vecākā līdz jaunākajam vai no jaunākā līdz vecākajam ar datumiem), ar to var nepietikt.

Lai sniegtu piemēru, pieņemsim, ka man ir šāda datu kopa:

Tagad, ja es to sakārtoju, pamatojoties uz reģionu alfabētiskā secībā, man ir divas iespējas - no A līdz Z vai Z līdz A. Tālāk ir redzams, ko es varu iegūt, sakārtojot šos datus alfabētiskā secībā no A līdz Z, izmantojot apgabala apgabalu.

Bet ko darīt, ja es vēlos, lai šāda kārtība būtu austrumos, rietumos, ziemeļos, dienvidos?

Jūs, protams, pēc kārtošanas varat pārkārtot datus, taču tas nav efektīvs veids, kā to izdarīt.

Pareizais veids, kā to izdarīt, būtu pielāgotu sarakstu izmantošana.

Pielāgots saraksts ir saraksts, ko programma Excel ļauj izveidot un pēc tam izmantot tāpat kā iebūvētos sarakstus (piemēram, mēnešu nosaukumus vai darba dienu nosaukumus). Kad esat izveidojis pielāgotu sarakstu, varat to izmantot tādās funkcijās kā datu šķirošana vai aizpildīšanas rokturis.

Daži piemēri, kuros var būt noderīgi pielāgoti saraksti, ir šādi:

• Datu kārtošana, pamatojoties uz reģiona/pilsētas nosaukumu
• Kārtošana pēc T -kreklu izmēriem - maza, vidēja, liela, īpaši liela
• Kārtošana, pamatojoties uz aptauju atbildēm - pilnīgi piekrītu, piekrītu, neitrāla, nepiekrītu
• Kārtošana pēc varbūtības - augsta, vidēja, zema

Pirmais solis, mēģinot kārtot, pamatojoties uz pielāgotajiem kritērijiem, ir izveidot pielāgotu sarakstu.

Darbības, lai izveidotu pielāgotu sarakstu programmā Excel:

1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails
2. Noklikšķiniet uz Opcijas
3. Excel opciju dialoglodziņā kreisās rūts sarakstā atlasiet “Papildu”.
4. Sadaļā Papildu atlasīts ritiniet uz leju un atlasiet Rediģēt pielāgotu sarakstu.
5. Dialoglodziņā Pielāgotie saraksti ierakstiet savus kritērijus lodziņā Saraksta ieraksti. Ierakstiet kritērijus, atdalot tos ar komatu (austrumi, rietumi, ziemeļi, dienvidi) [varat arī importēt savus kritērijus, ja tie ir norādīti sarakstā].
6. Noklikšķiniet uz Pievienot
7. Noklikšķiniet uz Labi

Kad esat veicis iepriekš minētās darbības, programma Excel izveidos un saglabās pielāgotu sarakstu, ko varēsit izmantot datu kārtošanai.

Ņemiet vērā, ka vienumu secība pielāgotajā sarakstā nosaka to, kā jūsu saraksts tiks sakārtots.

Izveidojot pielāgotu sarakstu vienā Excel darbgrāmatā, tas kļūst pieejams visām jūsu sistēmas darbgrāmatām. Tātad jums tas ir jāizveido tikai vienu reizi un to var atkārtoti izmantot visās darbgrāmatās.

Kārtošanas darbības, izmantojot pielāgotu sarakstu

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties to kārtot, pamatojoties uz reģioniem (kārtošanas secība ir austrumi, rietumi, ziemeļi un dienvidi)

Tā kā mēs jau esam izveidojuši pielāgotu sarakstu, mēs varam to izmantot, lai kārtotu savus datus.

Tālāk ir norādītas darbības, kā kārtot datu kopu, izmantojot pielāgotu sarakstu.

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Reģions” (vai jebkuru kolonnu, kurā atrodas krāsainās šūnas).
6. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” atlasiet “Šūnu vērtības”.
7. Nolaižamajā pasūtījuma sarakstā atlasiet “Pielāgots saraksts”. Tiklīdz jūs noklikšķināsit uz tā, tiks atvērts dialoglodziņš Pielāgotie saraksti.
8. Dialoglodziņā Pielāgotie saraksti kreisajā rūtī atlasiet jau izveidoto pielāgoto sarakstu.
9. Noklikšķiniet uz Labi. Kad esat to izdarījis, nolaižamajā laukā kārtošanas secība redzēsit pielāgotās kārtošanas kritērijus
10. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos jūsu datu kopu, pamatojoties uz pielāgotajiem kārtošanas kritērijiem.

Piezīme. Lai kārtotu datus, pamatojoties uz to, jums iepriekš nav jāizveido pielāgots saraksts. Varat to izveidot arī dialoglodziņā Kārtot. Noklikšķinot uz pielāgota saraksta (7. darbībā iepriekš), tiek atvērts pielāgotā saraksta dialoglodziņš. Arī tur varat izveidot pielāgotu sarakstu.

Pielāgotie saraksti nav reģistrjutīgi. Gadījumā, ja vēlaties kārtot reģistru, reģistrjutīgo, skatiet šo piemēru.

Šķirošana no kreisās uz labo

Lai gan lielākajā daļā gadījumu jūs, iespējams, kārtosit, pamatojoties uz kolonnu vērtībām, dažreiz jums, iespējams, būs jāšķiro, pamatojoties uz rindu vērtībām.

Piemēram, zemāk esošajā datu kopā es vēlos to kārtot, pamatojoties uz vērtībām rindā Reģions.

Lai gan šāda veida datu struktūra nav tik izplatīta kā kolonnu dati, es joprojām esmu redzējis daudz cilvēku, kas strādā ar šāda veida konstrukciju.

Programmai Excel ir iebūvēta funkcionalitāte, kas ļauj kārtot no kreisās uz labo.

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu šos datus no kreisās uz labo:

1. Atlasiet visu datu kopu (izņemot galvenes)
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot noklikšķiniet uz Opcijas.
5. Dialoglodziņā Kārtošanas opcijas atlasiet “Kārtot no kreisās uz labo”
6. Noklikšķiniet uz Labi.
7. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet 1. rindu. To darot, mēs norādām, ka kārtošana jāveic, pamatojoties uz 1. rindas vērtībām.
8. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” atlasiet “Šūnu vērtības”.
9. Nolaižamajā sarakstā Pasūtīt atlasiet A-Z (ja vēlaties, varat izmantot arī pielāgotu kārtošanas sarakstu)
10. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības sakārtos datus no kreisās uz labo pusi, pamatojoties uz 1. rindas vērtībām.

Kārtojot no kreisās uz labo, Excel neatpazīst (vai pat neļauj norādīt) galvenes. Tātad, kārtojot datus, jums jāpārliecinās, ka galvenes šūnas nav atlasītas. Ja atlasīsit arī galvenes šūnas, tās tiks sakārtotas, pamatojoties uz tajā esošo vērtību.

Piezīme. Vēl viens veids, kā kārtot datus no labās uz kreiso pusi, varētu būt datu transponēšana un iegūšana kolonnas formā. Kad esat to ieguvis, varat izmantot jebkuru no līdz šim apskatītajām šķirošanas metodēm. Kad kārtošana ir pabeigta, varat kopēt iegūtos datus un ielīmēt tos kā transponētus datus.

Zemāk ir video, kurā parādīts, kā programmā Excel kārtot datus no kreisās uz labo

Reģistrjutīga šķirošana programmā Excel

Līdz šim visos iepriekš minētajos piemēros šķirošana ir bijusi neatkarīga no gadījumiem.

Bet ko darīt, ja vēlaties, lai šķirošana būtu reģistrjutīga.

Par laimi, programma Excel ļauj norādīt, vai vēlaties, lai šķirošana būtu reģistrjutīga vai ne.

Piezīme. Lai gan lielākajā daļā gadījumu jums nav jāuztraucas par lielo un mazo burtu šķirošanu, tas var būt noderīgi, ja datus iegūstat no datu bāzes, piemēram, Salesforce, vai arī manuāli apkopojat datus un dažādi cilvēki ievada vienu un to pašu tekstu dažādi gadījumi. Ja šķirot reģistrjutīgu burtu, var palīdzēt saglabāt visus vienas personas/datu bāzes ierakstus kopā.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kārtot šos datus, pamatojoties uz apgabala apgabalu:

Tālāk ir norādītas darbības, lai kārtotu datus alfabētiskā secībā, kā arī palielinātu reģistrjutību:

1. Atlasiet visu datu kopu
2. Noklikšķiniet uz cilnes Dati
3. Noklikšķiniet uz ikonas Kārtot. Tiks atvērts dialoglodziņš Kārtot.
4. Dialoglodziņā Kārtot pārliecinieties, vai maniem datiem ir galvenes. Ja jūsu datiem nav galvenes, varat noņemt šo atzīmi.
5. Noklikšķiniet uz pogas Opcijas
6. Dialoglodziņā Kārtošanas opcijas atzīmējiet opciju “reģistrjutīgs”
7. Noklikšķiniet uz Labi.
8. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot pēc” atlasiet “Reģions”
9. Nolaižamajā izvēlnē “Kārtot” atlasiet “Šūnu vērtības”.
10. Pasūtījuma nolaižamajā izvēlnē atlasiet no A līdz Z
11. Noklikšķiniet uz Labi.

Iepriekš minētās darbības ne tikai sakārtotu datus alfabētiskā secībā, pamatojoties uz reģionu, bet arī padarītu tos reģistrjutīgus.

Jūs iegūsit iegūtos datus, kā parādīts zemāk:

Kārtojot no A līdz Z, mazie burti tiek novietoti virs lielajiem burtiem.

Sākotnējā kārtošanas kārtība

Bieži vien, kārtojot datus programmā Excel, iespējams, vēlēsities atgriezties pie iepriekšējās vai sākotnējās kārtošanas kārtības un sākt no jauna,

Lai gan programmā Excel varat izmantot atsaukšanas funkciju (izmantojot vadības taustiņu Z), lai atgrieztos pa vienam solim, tas var būt mulsinoši, ja pēc datu kārtošanas esat jau paveicis vairākas lietas.

Turklāt atsaukšana darbojas tikai līdz darbgrāmatas atvēršanai, bet, saglabājot un aizverot to un atverot to vēlāk, nevarēsit atgriezties pie sākotnējās kārtošanas kārtības.

Šeit ir divi vienkārši veidi, kā pārliecināties, ka nepazaudējat sākotnējo kārtošanas secību un atgūt to pat pēc datu kārtošanas:

1. Izveidojiet oriģinālās datu kopas kopiju. To es iesaku jums darīt, pat ja jums nav nepieciešams sākotnējais kārtošanas secība. Jums var būt darbgrāmata ar visiem datiem un pēc tam vienkārši izveidot darbgrāmatas kopiju un strādāt pie kopijas. Strādājot pie kritiskām datu kopām, es katru dienu izveidoju kopiju (datuma vai versijas numuru iekļaujot darbgrāmatas nosaukumā).
2. Pievienojiet kolonnu ar skaitļu sēriju. Kārtojot datus, šīs skaitļu sērijas tiek sajauktas, bet, ja vēlaties atgriezties pie sākotnējiem datiem, varat kārtot, pamatojoties uz šo skaitļu sēriju.

Šajā sadaļā ļaujiet man ātri parādīt, ko nozīmē, pievienojot sēriju un izmantojot to, lai atgūtu sākotnējo kārtošanas secību.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Lai pārliecinātos, ka jums ir veids, kā atgūt šos datus pēc to kārtošanas, pievienojiet palīgu kolonnu un norādiet tajā virkni skaitļu (kā parādīts zemāk).

Šeit ir apmācība ar dažādiem veidiem, kā ātri pievienot kolonnu ar cipariem

Kad palīga kolonna ir ievietota, noteikti iekļaujiet to, kārtojot šo datu kopu.

Pieņemsim, ka es kārtoju šos datus, pamatojoties uz reģionu, un galu galā iegūstu datus, kā parādīts zemāk:

Tagad, ja es vēlos atgriezties pie sākotnējās datu kopas, es varu vienkārši kārtot šos datus vēlreiz, bet, pamatojoties uz palīga kolonnu (no zemas līdz augstai).

Vienkārši… vai ne?

Ja nevēlaties, lai tiktu parādīta palīga sleja, varat to paslēpt vai izveidot dublējumu un pēc tam izdzēst.

Dažas izplatītas problēmas, kārtojot datus programmā Excel

Šī raksta sākumā es parādīju dažādus veidus, kā kārtot datus programmā Excel (ieskaitot kārtošanas pogas lentē, peles labās pogas opcijas, filtrēšanas opciju un kārtošanas dialoglodziņu).

Un, atkārtojot, kārtošanas dialoglodziņa izmantošana samazina iespējamību vai jebkādas problēmas vai kļūdas, kas var rasties.

Tagad ļaujiet man parādīt, kas var notikt nepareizi, izmantojot lentes kārtošanas pogu (tās, kas parādītas zemāk)

Kolonnu galvenes netiek identificētas

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Tas izskatās kā pienācīgi formatēta datu kopa, kuras galvenes ir skaidri formatētas ar šūnu krāsu un treknrakstu.

Tātad, kārtojot šos datus, pamatojoties uz nosaukumiem (izmantojot lentes kārtošanas pogas), jūs sagaidāt, ka galvene paliks augšpusē un pārējie dati tiks sakārtoti.

Bet kas notiek, kad to darāt - galvene tiek uzskatīta arī par parastajiem datiem un tiek sakārtota (kā parādīts zemāk).

Lai gan programma Excel ir pietiekami gudra, lai atpazītu galvenes, šajā piemērā tas neizdevās. Izmantojot lentē kārtošanas ikonas pogas, jūs nevarējāt manuāli norādīt, vai šiem datiem ir galvenes.

Piezīme. Šī problēma rodas, ja man ir datu kopa un es pievienoju un formatēju galvenes un kārtoju to. Parasti programma Excel būtu pietiekami gudra, lai noteiktu, vai datu kopā ir galvenes (īpaši, ja galvenes un kolonnas datu veids ir atšķirīgs). Bet šajā gadījumā tas neizdevās, kad es pievienoju galveni un uzreiz sakārtoju. Ja es saglabāju šo darbgrāmatu, aizveru to un atveru to vēlreiz, programmai Excel kaut kā izdodas noteikt pirmo rindu un galveni.

Lai gan vairumā gadījumu tas var nebūt problēma, joprojām pastāv iespēja, ja lentē izmantojat kārtošanas ikonas. Izmantojot dialoglodziņu, šī problēma tiek novērsta, jo varat norādīt, ka jums ir galvenes.

Neidentificē tukšas rindas/kolonnas

Šī šķirošanas problēma ir nedaudz sarežģītāka - un daudz izplatītāka, nekā jūs varētu iedomāties.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk. Ņemiet vērā, ka 6. rinda ir paslēpta (un tā ir tukša rinda).

Tagad, ja es atlasīšu jebkuru šūnu pirmajās četrās datu rindās (tās, kas atrodas virs slēptās tukšās rindas) un kārtotu šos datus, izmantojot kārtošanas ikonas pogas, tas kārtotu tikai pirmos četrus datu kopas ierakstus (2. līdz 5). Līdzīgi, ja es atlasīšu jebkuru šūnu datu kopā zem slēptās tukšās rindas, tā kārtos tikai pēdējās septiņas rindas.

Un, ja vien jūs to īpaši nemeklējat, jūs, visticamāk, palaist garām šo briesmīgo kļūdu.

Kā pārliecināties, ka neizdarīsit šo kārtošanas kļūdu?

Lai pārliecinātos, ka neesat šīs problēmas upuris, pirms tās kārtošanas jāpārbauda sava datu kopa.

Pirms datu kārtošanas atlasiet visu datu kopu.

To var izdarīt, atlasot jebkuru datu kopas šūnu un pēc tam izmantojot īsinājumtaustiņu - Control + A.

Ja jūsu datu kopā ir tukšas rindas/kolonnas, visa datu kopa netiks atlasīta. To var noteikt, ātri skenējot atlases kontūru.

Ja redzat, ka ārpus atlases ir palikuši daži dati, varat tos atlasīt manuāli.

Lai izvairītos no šīs problēmas, vislabāk ir vispirms parādīt visas slēptās rindas un kolonnas un pēc tam turpināt datu kārtošanu, atlasot visu datu kopu vai vispirms izdzēšot tukšās rindas.

Daļēja šķirošana (pamatojoties uz uzvārdu)

Dažreiz jums var būt datu kopa, kuru vēlaties kārtot, pamatojoties uz teksta daļu.

Piemēram, pieņemsim, ka man ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un es vēlos kārtot šos datus, pamatojoties uz uzvārdu.

Lai to izdarītu, man šie dati ir jānošķir tā, lai vienā slejā būtu tikai uzvārdi. Kad man tas ir, es varu izmantot šo sleju, lai kārtotu datus.

Zemāk ir formula, kas var dot man uzvārdu:

= PAREIZI (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Tas sniegs jums rezultātu, kā parādīts zemāk.

Tagad varat izmantot sleju Uzvārds, lai kārtotu šos datus.

Kad esat pabeidzis, varat izdzēst uzvārda kolonnu vai paslēpt to.

Ņemiet vērā, ka iepriekš minētā formula darbojas, ja jums ir vārdi, kuriem ir tikai vārds un uzvārds, un starp tiem nav dubultās atstarpes. Ja jūsu vārdu dati atšķiras, jums būs jāpielāgo formula. Varat arī izmantot tekstu kolonnā, lai ātri sadalītu nosaukumus, pamatojoties uz atstarpi kā atdalītāju.

Šis ir tikai viens kārtošanas piemērs, pamatojoties uz daļējiem datiem. Citi piemēri var ietvert šķirošanu, pamatojoties uz pilsētām adresē, vai darbinieka ID, pamatojoties uz nodaļu kodiem.

Turklāt gadījumā, ja teksts, pēc kura jāšķiro, ir teksta sākumā, varat izmantot tikai parasto kārtošanas funkciju.

Citi šķirošanas piemēri (izmantojot formulu un VBA)

Līdz šim šajā apmācībā esmu apskatījis piemērus, kuros programmā Excel esam izmantojuši iebūvēto šķirošanas funkcionalitāti.

Automātiska šķirošana, izmantojot formulu

Ja izmantojat iebūvēto kārtošanas funkciju un pēc tam veicat izmaiņas datu kopā, tā ir jāšķiro vēlreiz. Kārtošanas funkcionalitāte nav dinamiska.

Ja vēlaties iegūt datu kopu, kas automātiski kārto ikreiz, kad tiek veiktas izmaiņas, varat to izmantot, izmantojot formulas.

Ņemiet vērā, ka, lai to izdarītu, sākotnējā un sakārtotā datu kopa ir jāatdala atsevišķi (kā parādīts zemāk)

Man ir detalizēta apmācība, kurā es aptveru, kā kārtot alfabētiski, izmantojot formulas. Tas parāda divas metodes, kā to izdarīt - izmantojot palīgu kolonnas un izmantojot masīva formulu.

Programmā Excel ir ieviesta arī dinamiskā masīva formula SORT, kas to var viegli izdarīt (bez palīga kolonnas vai sarežģītas masīva formulas). Bet, tā kā tas ir pavisam jauns, iespējams, jums tam nav piekļuves savā Excel versijā.

Kārtošana, izmantojot VBA

Visbeidzot, ja vēlaties apiet visu kārtošanas dialoglodziņu vai citas šķirošanas iespējas, varat izmantot VBA, lai kārtotu savus datus.

Tālāk sniegtajā piemērā man ir datu kopa, kas kārto datus, veicot dubultklikšķi uz kolonnas galvenes. Tas atvieglo šķirošanu, un to var izmantot informācijas paneļos, lai padarītu to lietotājam draudzīgāku.

Šeit ir detalizēta apmācība, kurā es aptveru, kā kārtot datus, izmantojot VBA, un izveidot kaut ko, kā parādīts iepriekš.

Esmu mēģinājis aptvert daudz piemēru, lai parādītu dažādus veidus, kā jūs varat kārtot datus programmā Excel, un visas lietas, kas jums jāpatur prātā, to darot.

Ceru, ka šī apmācība jums šķita noderīga.