Kā ieslēgt automātisko saglabāšanu programmā Excel (vienkāršs ceļvedis)

Lai gan programma Excel tika nepārtraukti uzlabota ar katru jauno versiju, joprojām ir gadījumi, kad tā var gadīties avarēt (it īpaši, ja strādājat ar lielu datu kopu).

Un dažreiz tas var būt faktors ārpus Excel - piemēram, strāvas padeves pārtraukums vai jūsu sistēmas karāšanās citas problēmas dēļ, kas nav Excel.

Šādos gadījumos, lai nezaudētu savus datus, programmai Excel ir automātiskās saglabāšanas funkcija, kas, kā norāda nosaukums, automātiski saglabās jūsu darbu.

Ja ir iespējota automātiskā saglabāšana, programma Excel regulāri saglabās jūsu darbu, tādējādi nodrošinot, ka nezaudēsiet daudz darba (maksimāli var zaudēt dažas darba minūtes).

Šajā apmācībā es parādīšu, kā programmā Excel ieslēgt automātisko saglabāšanu un visas svarīgās lietas, kas jums par to jāzina.

Piezīme: Automātiskā saglabāšana ir jauna Office365 funkcija, kas ļauj reāllaikā saglabāt failus, kad tie tiek saglabāti OneDrive vai SharePoint. Ja izmantojat iepriekšējās versijas (Excel 2010/2013/2016/2019), jums ir saglabāt automātiskās atjaunošanas informāciju, kas nav reāllaika, bet regulāri saglabā jūsu darbu.

AutoSave Vs AutoRecover

Automātiskā saglabāšana ir jauns līdzeklis programmā Excel Office 365, savukārt automātiskā atkopšana ir bijusi arī iepriekšējās versijās.

Automātiskā saglabāšana ļauj saglabāt darbu reāllaikā, saglabājot Excel failus programmā OneDrive vai SharePoint.

Gluži pretēji, “Saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju” ir opcija, kas automātiski saglabā jūsu darbu ik pēc 10 minūtēm (vai neatkarīgi no jūsu norādītā laika perioda). Ja šī opcija ir iespējota, tā saglabās jūsu darba pagaidu kopiju un saglabās to ik pēc 10 minūtēm.

Gadījumā, ja jūsu sistēma negaidīti izslēgsies, jūs joprojām varēsit atgūt īslaicīgi saglabāto failu (izmantojot funkciju Autorecover).

Šajā apmācībā es apskatīšu abas šīs funkcijas.

Ieslēdziet automātisko saglabāšanu programmā Excel dialoglodziņā Opcijas

Dialoglodziņā Opcijas varat iespējot automātisko saglabāšanu, kā arī saglabāt automātiskās atkopšanas informāciju (t.i., lai automātiski saglabātu failus noteiktā laika intervālā) programmā Excel. Kad tas būs izdarīts, tas tiks ieslēgts visām darbgrāmatām, ar kurām strādājat šajā sistēmā.

Atcerieties, ka automātiskā saglabāšana ir pieejama tikai Office365 lietotājiem. Ja jums nav O365, varat izmantot tikai automātisko atkopšanu.

Tālāk ir norādītas darbības, lai programmā Excel ieslēgtu automātisko saglabāšanu.

1. Noklikšķiniet uz cilnes Fails
2. Noklikšķiniet uz Opcijas
3. Dialoglodziņā Excel opcijas kreisajā pusē noklikšķiniet uz opcijas Saglabāt
4. Atzīmējiet izvēles rūtiņu “Saglabāt automātiskās atjaunošanas informāciju katrā”. Pēc noklusējuma vērtība ir 10 minūtes, bet, ja vēlaties, varat izvēlēties zemāku vai augstāku vērtību.
5. Pārbaudiet opciju - “Automātiski saglabāt OneDrive un SharePoint Online failus programmā Excel pēc noklusējuma”. Šī opcija darbojas tikai Office 365 un saglabā jūsu darbu reāllaikā (ik pēc dažām sekundēm)
6. Noklikšķiniet uz Labi

Iepriekš minētās darbības nodrošinātu, ka jūsu darbs tiek automātiski saglabāts ik pēc 10 minūtēm.

Ņemiet vērā, ka, lai programmā Excel darbotos “AutoSave OneDrive un SharePoint Online faili pēc noklusējuma”, failiem jābūt jaunākā faila formātā (t.i., XLSX, nevis XLS).

Citas noderīgas iespējas, kuras varat izmantot:

• Saglabāt pēdējo automātiski atjaunoto versiju, ja es aizveru, nesaglabājot: Lai gan programma Excel saglabā jūsu darbu ik pēc 10 minūtēm (kad ir ieslēgta automātiskā saglabāšana), iespējojot šo opciju, jūs nepazaudēsit pat darbu starp šīm 10 minūtēm (gadījumā, ja jūsu sistēma avarē vai rodas strāvas padeves pārtraukums). Kad tas ir iespējots, programma Excel parādīs iespēju automātiski atgūt visus nesaglabātos failus/datus.
• Automātiskās atkopšanas faila atrašanās vieta: Šī ir vieta, kur Excel saglabā nesaglabātos failus. Ja vēlaties, varat mainīt šo atrašanās vietu. Ja neesat administrators, iespējams, nevarēsit to mainīt.

Ja ir iespējota automātiskā saglabāšana (ar failiem, kas saglabāti Onedrive vai SharePoint), aizverot failu, jūs neredzēsit uzvedni saglabāt nesaglabātās izmaiņas (jo šīs izmaiņas tiek saglabātas ik pēc dažām sekundēm).

Turklāt, ja failam pievienojat VB kodu (makro), automātiskā saglabāšana tiks pārtraukta un parādīs uzvedni, lai saglabātu šo failu kā ar makro iespējotu fike (.xlsm formāts)

Automātiskā saglabāšana tagad ļauj Excel lietotājiem koplietot failus un veikt izmaiņas reāllaikā. Varat arī redzēt versiju vēsturi un, ja vēlaties, atgriezties pie jebkuras iepriekšējās versijas. Atverot veco failu, izmantojot versiju vēsturi, tas tiks atvērts kā tikai lasāms, un, ja vēlaties, varat to saglabāt ar jaunu nosaukumu.

Automātiskās saglabāšanas pievienošana QAT (Office 365)

Ja izmantojat OneDrive vai SharePoint, varat pievienot opciju Automātiskā saglabāšana arī ātrās piekļuves rīkjoslā (pieejama tikai Office 365).

Tas ļauj iespējot automātisko saglabāšanu (SharePoint vai OneDrive) ar vienu klikšķi (tā ir pārslēgšanas poga).

Lai gan es atklāju, ka tas ir pieejams pēc noklusējuma manā Office365 abonementā, ja jums tā nav, varat pievienot automātisko saglabāšanu ātrās piekļuves rīkjoslai, veicot tālāk norādītās darbības.

1. Noklikšķiniet uz ikonas Pielāgot ātrās piekļuves rīkjoslu
2. Noklikšķiniet uz opcijas Automātiski saglabāt

Ja nolaižamajā izvēlnē neredzat opciju “Automātiski saglabāt”, noklikšķiniet uz Vairāk komandu un izmantojiet dialoglodziņu Excel opcijas, lai QAT pievienotu opciju Automātiskā saglabāšana.

Problēma ar automātisko saglabāšanu (saglabāt kā kopijas saglabāšanu)

Iespējojot automātisko saglabāšanu un saglabājot failu pakalpojumā OneDrive vai SharePoint, pamanīsit, ka vairs nav redzama opcija Saglabāt kā. Tā vietā jūs redzat opciju “Saglabāt kopiju” (vairāk par to šeit)

Ja ir iespējota automātiskā saglabāšana un jūsu darbs tiek saglabāts ik pēc dažām sekundēm, nebūs iespējams veikt dažas izmaiņas un saglabāt to kā jaunu failu.

Piemēram, ja sākat ar vecu failu, strādājiet pie tā 20 minūtes un saglabājiet kopiju, jums būs vecais fails, kā arī jaunais fails ar 20 minūšu jaunāko darbu. Bet tas nav iespējams, ja ir iespējota automātiskā saglabāšana, kas saglabā jūsu darbu ik pēc dažām sekundēm.

Tāpēc tagad jums ir "Saglabājiet kopijuOpciju, kuru varat izmantot, lai izveidotu kopiju un pēc tam veiktu izmaiņas.

Ja jūsu Excel faili nav pieejami pakalpojumā OneDrive vai SharePoint, joprojām redzēsit opciju Saglabāt kā.

Izmantojot trešo pušu rīkus, piemēram, DropBox vai Google disku

Varat arī iegūt Excel failu versiju vēstures opcijas, izmantojot tādas glabāšanas iespējas kā Dropbox un Google disks.

Šie rīki vienkārši pārbauda, ​​vai failā nav veiktas izmaiņas, un saglabā iepriekšējo versiju. Pēc tam varat atgriezties pie šīm versijām, ja vēlaties.

Viena no šo trešo pušu rīku izmantošanas priekšrocībām ir tā, ka varat viegli sadarboties ar cilvēkiem, kuri neizmanto OneDrive.

Tā kā daudzi parasti dod priekšroku Google diskam un Dropbox, nevis OneDrive, tas palīdz, strādājot ar komandām/klientiem, kuri izmanto šīs iespējas.

Vienīgais brīdinājums ir pārliecināties, ka šajos mākoņa krātuves pakalpojumos netiek glabāti konfidenciāli dati.

Automātiski saglabājiet failu pirms aizvēršanas, izmantojot VBA

Automātiskā saglabāšana ir pārsteidzoša funkcija, kas padara darbu ar Excel daudz bez stresa - zinot, ka dati netiks zaudēti.

Ja jums nav Office 365 (kas nozīmē, ka jums nav arī automātiskās saglabāšanas funkcijas), jums būs jāpaļaujas uz Excel automātiskās atkopšanas funkciju.

Vēl viena iespēja, ko varat izmantot, ir vienkāršs VBA kods, kas nodrošina, ka fails tiek saglabāts pirms tā aizvēršanas. Tas nodrošina, ka nezaudēsiet savu darbu, jo aizvērāt failu pirms tā saglabāšanas.

Piezīme. Šai lietošanai būtu jēga tikai tad, ja neizmantojat Office 365 kopā ar OneDrive vai SharePoint. Ja esat, vienmēr varat atgriezties iepriekšējās versijās, un jūsu faili tik un tā tiek saglabāti automātiski.

Tālāk ir norādītas darbības, kas tiek izmantotas, lai saglabātu failu pirms darbgrāmatas aizvēršanas.

1. Pirms aizvēršanas atveriet darbgrāmatu, kurā vēlaties iespējot šo VBA kodu.
2. Turiet taustiņu ALT un nospiediet taustiņu F11 (vai Command + Option + F11 operētājsistēmā Mac). Tas atver VB redaktoru.
3. Veiciet dubultklikšķi uz objekta ThisWorkbook (failam, kuram vēlaties pievienot šo kodu) Project Explorer
4. Nokopējiet un ielīmējiet zemāk esošo kodu šī darbgrāmatas koda logā:

   Privāta apakšdarbgrāmata_BeforeClose (Atcelt kā Būla) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Aizveriet VB redaktoru

Tagad, kad darbgrāmatā tiek veiktas izmaiņas un jūs to aizverat pirms saglabāšanas, vispirms tiks palaists šis kods (jo šis ir VBA notikums, kas darbojas, pamatojoties uz notikumu - šajā gadījumā darbgrāmatas aizvēršana). Šis kods vispirms saglabās darbgrāmatu un pēc tam to aizvērs.

Ja neesat iepriekš saglabājis failu, tiks parādīta uzvedne, kurā tiks lūgts norādīt vietu, kur fails jāsaglabā.

Ja nevēlaties pārrakstīt esošo failu, varat arī modificēt kodu, lai tas saglabātu failu ar laika zīmogu. Tādā veidā jūsu darbs netiek zaudēts, un jūs varat arī atgriezties pie iepriekšējās versijas.

Zemāk ir VBA kods, kas faila nosaukumā saglabās failu ar datumu un laika zīmogu:

Privāta apakšdarbgrāmata_BeforeClose (Atcelt kā Būla) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

Tādējādi jaunais fails ar laika zīmogu tiks saglabāts tajā pašā vietā, kur tiek saglabāts vecais fails. Ja vēlaties, lai fails tiktu saglabāts noteiktā mapē, varat norādīt šo atrašanās vietu kodā.

Tātad tas ir viss, kas jums jāzina par automātiskās saglabāšanas iespējošanu programmā Excel un tās efektīvu izmantošanu. Un, ja jūs neizmantojat Office 365 un tāpēc jums nav automātiskās saglabāšanas, joprojām varat konfigurēt automātiskās atkopšanas opcijas un atgūt nesaglabātos failus. Arī VBA kodu var izmantot, lai pārliecinātos, ka faili tiek automātiski saglabāti kā kopija, kad to aizverat.

Ceru, ka šī apmācība jums šķita noderīga!