Komentāri ir diezgan noderīgi, ja vēlaties pievienot informāciju par šūnu/datu punktu, nemainot šūnas saturu.
Es tos bieži izmantoju, kad izmantoju formulas, un man ir jānorāda, ko formula dara un ko nozīmē šūnas vērtība. Ja sadarbojaties ar citiem, varat arī pievienot komentārus citu personu atsaucei.
Šajā apmācībā es parādīšu visu, kas jums jāzina par komentāriem, tostarp par to, kā ievietot komentārus programmā Excel, kā rediģēt/dzēst komentārus, kā izdzēst komentārus no visas lapas vai darbgrāmatas utt.
Bet pirms es turpinu parādīt, kā ievietot komentārus programmā Excel (vai dzēst/rediģēt komentārus), jums ir jāzina kaut kas svarīgs.
Programmā Office-365 Microsoft ir komentāru funkcionalitāti pārdēvēja par piezīmēm. Tātad tradicionālos komentārus, kurus jūs zināt (tos, kuros šūnā augšējā labajā stūrī ir redzama dzeltena kaste un mazs sarkans trīsstūris) tagad sauc par piezīmēm. Un komentāri tagad attiecas uz jaunu funkciju, kas ļauj izveidot sarunas ar pavedieniem. Šeit ir raksts par atšķirību starp piezīmēm un komentāriem
Apakšējā līnija - Ja jūs neizmantojat Office 365, jums par neko nav jāuztraucas, un komentārs paliek nemainīgs. Ja izmantojat Office 365, komentāri tagad tiek saukti par piezīmēm
Kā ievietot komentārus programmā Excel (saīsne)
Ja vēlaties ievietot komentāru šūnā programmā Excel, varat izmantot tālāk norādīto īsinājumtaustiņu.
SHIFT + F2 sistēmā Windows
un
Komanda + F2 operētājsistēmā Mac
Lūk, kā izmantot šo saīsni, lai ievietotu komentāru:
- Atlasiet šūnu, kurā vēlaties ievietot komentāru
- Turiet nospiestu taustiņu Shift (vai komandu taustiņu, ja izmantojat Mac)
- Nospiediet taustiņu F2
Iepriekš minētās darbības uzreiz pievienotu komentāru izvēlētajai šūnai.
Tagad komentārā varat ievadīt jebkuru vajadzīgo tekstu un pēc tam nospiest taustiņu Escape vai noklikšķināt jebkurā darblapas vietā, lai šis komentārs tiktu saglabāts šūnā.
Ja izvēlaties šūnu diapazonu un izmantojat iepriekš minēto saīsni, tas ievieto komentāru tikai aktīvajā šūnā.
Ja nevēlaties īsinājumtaustiņu metodi, zemāk ir vēl viena metode komentāra pievienošanai:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas, kurā vēlaties pievienot komentāru
- Noklikšķiniet uz Jauns komentārs (vai Jaunas piezīmes, ja izmantojat Office 365)
Rādīt visus komentārus/piezīmes
Ja vēlaties, lai visi komentāri tiktu izvērsti un parādītu tajā esošo tekstu, to var izdarīt vienkārši ar vienu klikšķi:
- Dodieties uz cilni Pārskatīšana
- Grupā Komentāri noklikšķiniet uz Rādīt visus komentārus
Tas uzreiz parādīs visus komentārus darblapā.
Tas darbojas kā pārslēgšanas poga. Tātad, ja noklikšķināsit uz tā vēlreiz, tas paslēps visus darblapas komentārus.
Ja izmantojat Office 365, jums jānoklikšķina uz opcijas Piezīmes un pēc tam uz Rādīt visas piezīmes
Pārvietošanās komentāros (iepriekšējā/nākamā)
Ja vēlaties apskatīt katru komentāru pa vienam, varat to izdarīt arī jūs. Tas var būt noderīgi, ja jums ir daudz komentāru un vēlaties pārliecināties, ka, nepalaižot garām šos komentārus, nepalaidīsit garām nevienu.
Tālāk ir norādītas darbības, lai pa vienai izskatītu komentārus.
- Noklikšķiniet uz cilnes Pārskatīšana
- Grupā Komentāri noklikšķiniet uz opcijas Tālāk, lai pārietu uz nākamo komentāru (un uz Iepriekšējais, lai pārietu uz iepriekšējo komentāru).
Pārvietojoties pa šiem komentāriem, tiks parādīts tikai aktīvais komentārs. Pārējais tiks paslēpts. Noklikšķinot uz Tālāk, jūs nokļūsit nākamajā komentārā un paslēpsit visus pārējos komentārus.
Ja izmantojat Office 365 (kur komentārus tagad sauc par piezīmēm), jums jānoklikšķina uz cilnes Pārskatīšana, pēc tam uz opcijas Piezīmes un pēc tam uz opcijas Nākamā/iepriekšējā piezīme. Tas ir nedaudz apgrūtināts, ja šī iespēja ir daudz jāizmanto (jo tagad tas prasa vairāk klikšķu). Viens veids, kā to novērst, varētu pievienot opciju Nākamās/iepriekšējās piezīmes QAT (šī opcija parādās, kad ar peles labo pogu noklikšķiniet uz opcijas Nākamā/iepriekšējā piezīme).
Kopēt komentārus
Veicot vienkāršu kopēšanu un ielīmēšanu, tas nokopēs visu, ieskaitot vērtības, formulas, formatējumu un komentārus. Tātad, ja vēlaties visu kopēt un ielīmēt, viss, kas jums nepieciešams, ir parastās Control-C un Control-V
Bet ko darīt, ja jums ir nepieciešams tikai kopēt komentārus (un nekas cits).
Programma Excel ļauj to izdarīt, izmantojot īpašās ielīmēšanas opcijas.
Tālāk ir norādītas darbības, lai kopētu un ielīmētu komentārus tikai programmā Excel:
- Atlasiet visas šūnas, kurās ir komentāri, kurus vēlaties kopēt
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras atlasītās šūnas un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C)
- Dodieties uz šūnu, kurā vēlaties ielīmēt komentārus.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet Ielīmēt īpašu.
- Dialoglodziņā Īpašā ielīmēšana noklikšķiniet uz Komentāri (ja izmantojat Office 365, tā būs “Komentāri un piezīmes”).
- Noklikšķiniet uz Labi
Iepriekš minētās darbības ielīmēs tikai komentārus, nevis vērtības/formatējumu/formulas.
Tas var būt noderīgi, ja jums ir divas viena faila versijas ar dažādiem komentāriem. Varat kopēt un ielīmēt visus komentārus jaunākajā versijā, lai pārliecinātos, ka viss ir vienuviet.
Dzēst komentārus
Komentāru dzēšanai programmā Excel varat izmantot dažādas metodes. Izvēlētā metode būs atkarīga no tā, kādus komentārus vēlaties dzēst.
Piemēram, ja vēlaties dzēst komentārus tikai atlasē vai no visas darblapas, varat izmantot vienkāršo veidu - saīsni vai opciju lentē.
Bet, ja vēlaties vienlaikus izdzēst komentārus no visām darblapām, jums jāizmanto VBA.
Apskatīsim abus šos scenārijus.
Dzēst komentārus no atlasītā diapazona vai visas darblapas
Šis ir vienkāršs.
Lai izdzēstu visus atlases komentārus, rīkojieties šādi:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet jebkurā atlases vietā
- Noklikšķiniet uz Dzēst komentāru (vai “Dzēst piezīmi”, ja izmantojat Office 365)
Ja vēlaties noņemt komentārus no visas darblapas, veiciet tālāk norādītās darbības.
- Noklikšķiniet uz pelēkā trīsstūra programmas Excel augšējā kreisajā stūrī. Tas atlasīs visu darblapu (vai arī jūs varat to izmantot Control + A + A.)
- Noklikšķiniet uz cilnes Sākums
- Rediģēšanas grupā noklikšķiniet uz Notīrīt
- Noklikšķiniet uz Notīrīt komentārus
Iepriekš minētās darbības noņemtu visus komentārus darblapā.
Ņemiet vērā, ka, atlasot visu darblapu un pēc tam ar peles labo pogu noklikšķinot uz jebkuras šūnas, jūs nesaņemsiet iespēju dzēst visus komentārus (vai piezīmes).
Vienā reizē izdzēsiet komentārus no visām darblapām
Komentāru dzēšana no visas darbgrāmatas ir nedaudz sarežģīta. Jūs varat doties uz katru lapu un izdzēst visus komentārus katrā lapā, taču tas var kļūt apnicīgi, ja darbgrāmatā ir daudz lapu.
Vienkāršs VBA kods šajā gadījumā var veikt visu smago celšanu.
Zemāk ir kods, kas nonāks katrā darbgrāmatas lapā un dzēsīs komentārus no visas lapas:
Par katru ws darblapās: ws.cells.ClearComments: Nākamais ws
Iepriekš minētais kods izmanto cilni Katram nākamajam, lai izietu katru darbgrāmatas darblapu. Un katrai lapai tā izmanto ClearComments metodi, lai vienā reizē noņemtu visus komentārus.
Tā kā Microsoft ir pārdēvējis komentārus par piezīmēm pakalpojumā Office 365, turpmāk iepriekš minētais kods var izdzēst komentārus (jauna funkcija O365), un, iespējams, jums būs jāizmanto zemāk esošais kods, lai dzēstu piezīmes (iepriekšējo versiju komentāri)
Katram darblapu ws: ws.cells.ClearNotes: Nākamais ws
Šobrīd abi šie kodi darbojas un dzēš komentārus no norādītajām šūnām.
Tagad ļaujiet man parādīt, kā izmantot šo kodu.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras lapas cilnes
- Noklikšķiniet uz Skatīt kodu. Tiks atvērts VB redaktors (varat arī atvērt īsinājumtaustiņu ALT + F11)
- Ja VB redaktorā neredzat tūlītējo logu, izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Skatīt un pēc tam noklikšķiniet uz Tūlītējs logs
- Kopējiet un ielīmējiet iepriekš minēto VBA makro kodu tūlītējā logā.
- Novietojiet kursoru rindas beigās tiešajā logā
- Nospiediet taustiņu Enter
Iepriekš minētās darbības izdzēsīs visus komentārus visā darbgrāmatā.
Kopēt visus komentārus atsevišķā darblapā
Būtu lieliski, ja darblapā būtu saraksts ar visiem komentāriem un visu tekstu katrā komentārā. Tas ļaus ērti apskatīt komentārus pa vienam (nevis navigēt un pārlēkt pa lapas šūnām).
Lai gan to nevar izdarīt ar iebūvētu funkciju, to var izdarīt, izmantojot VBA.
Šeit ir detalizēta apmācība, kas parāda, kā atsevišķā darblapā iegūt visu komentāru sarakstu.
Pārvērst piezīmes par komentāriem (tikai Office 365)
Šī funkcija ir pieejama tikai Office 365 lietotājiem.
Tā kā tagad ir divu veidu komentāri - komentāri un piezīmes, tas ļauj mainīt piezīmes uz komentāriem (nevis otrādi).
Tātad, ja jums ir tradicionāli komentāri (O365 tagad tos sauc par piezīmēm), varat tos viegli pārvērst komentāros, veicot tālāk norādītās darbības.
- Noklikšķiniet uz cilnes Pārskatīšana
- Noklikšķiniet uz opcijas Piezīmes
- Noklikšķiniet uz Pārvērst komentāros
- Atvērtajā dialoglodziņā noklikšķiniet uz “Konvertēt visas piezīmes”
Iepriekš minētās darbības visus komentārus pārvērstu piezīmēs.
Ņemiet vērā: ja komentāros ir kāds formatējums vai attēli, tas tiks automātiski noņemts.
Tāpat jūs nevarat izvēlēties pārvērst dažas piezīmes par komentāriem un atstāt citas tādas, kādas tās ir. Iepriekš minētās darbības mainītu visas piezīmes uz komentāriem visā darblapā.
Tātad tas ir viss, kas jāzina par komentāru ievietošanu un dzēšanu programmā Excel.
Es ceru, ka šī apmācība jums šķita noderīga!
