Ievads datu validācijā programmā Excel

Datu validācija programmā Excel ļauj jums kontrolēt datus, kurus var ievadīt šūnā. Jūs varat ierobežot lietotāja ievadīšanu tikai noteiktā skaitļu diapazonā vai tekstā vai datumā.

Varat arī izmantot datu validācijas funkcionalitāti, lai izveidotu Excel nolaižamo sarakstu (kas noteikti ir viena no stilīgākajām un jaudīgākajām Excel funkcijām)

Piekļuve datu validācijai programmā Excel

Datu validācijai programmā Excel var piekļūt, izmantojot lentes cilni Dati.

Vairumā gadījumu ir trīs situācijas, kurās vēlaties izmantot datu validāciju programmā Excel:

• Ja vēlaties ierobežot datu ievadi līdz noteiktiem cipariem/tekstam/datumiem. Nav atļauti dati, kas neatbilst validācijas kritērijiem.
• Ja vēlaties informēt lietotāju, ja tiek ievadīti ārpus diapazona esoši dati. Tomēr ir atļauta visa veida datu ievadīšana.
• Kad jūs vadāt lietotāju, kādi dati jāievada. Ir atļauti visa veida datu ievadi.

Apskatīsim šīs situācijas pa vienam:

Ja vēlaties ierobežot datu ievadi līdz noteiktiem cipariem/tekstam/datumiem

Datu validācija ļauj norādīt nosacījumu datu ievadīšanai šūnā/šūnās programmā Excel. Kad tas ir norādīts, tas neļauj lietotājam ievadīt neko, kas ir ārpus norādītā diapazona. Šai funkcijai var piekļūt, atverot datu validācijas dialoglodziņu un izvēloties opciju Iestatījumi

Nolaižamajā sarakstā varat izvēlēties nosacījumu, kuru vēlaties piemērot šūnu diapazonam

• Jebkura vērtība - ļauj šūnā ievadīt jebkuru vērtību.
• Vesels skaitlis - ļauj ievadīt tikai veselus skaitļus ar papildu nosacījumiem, piemēram, lielāks/mazāks par, starp/nav starp, vienāds ar/nav vienāds ar.
• Decimāls - ļauj ievadīt ciparus ar decimāldaļām, ar papildu nosacījumiem, piemēram, lielāks/mazāks par, starp/nav starp, vienāds ar/nav vienāds ar.
• Saraksts - izveido nolaižamo izvēlni, atlasot vienumu sarakstu (atlasot diapazonu vai nosaucot diapazonu).
• Datums - ļauj ievadīt datumus (vai tā skaitļa vērtību) ar papildu nosacījumiem, piemēram, lielāks/mazāks par, starp/nav starp, vienāds ar/nav vienāds ar.
• Laiks - ļauj ievadīt laiku (vai tā skaitļa vērtību) ar papildu nosacījumiem, piemēram, lielāks/mazāks par, starp/nav starp, vienāds ar/nav vienāds ar.
• Teksta garums - atļauj tekstu ar nosacījumu tā garumā.
• Pielāgots - atļauj vērtības, kas atbilst noteiktajiem kritērijiem. Piemēram, ja es izmantoju formulu = A1> 10, tad šūnā A1 ir atļauti tikai skaitļi, kas lielāki par 10.

Ikreiz, kad šūnā ievadāt datus, kas pārkāpj norādīto nosacījumu, tiek parādīta kļūda.

Ja vēlaties informēt lietotāju, ja tiek ievadīti ārpus diapazona esoši dati (ir atļauta visa veida datu ievadīšana)

Lai gan iepriekšējā sadaļā tika runāts par lietotāja ierobežošanu noteiktā diapazonā, ievadot datus, šī sadaļa ir par lietotāja brīdināšanu, ja tiek ievadīti ārpus diapazona esoši dati. Tomēr datu ievadīšana joprojām ir atļauta. To var iespējot, mainot kļūdas ziņojumu iestatījumus.

Jūs varat pielāgot kļūdas ziņojumu, dialoglodziņā Datu validācija atverot cilni Kļūdas brīdinājums. Ir trīs iespējas:

• Apturēt kļūdu - Parāda apturēšanas kļūdu un neļauj lietotājam ievadīt datus, kas ir ārpus norādītā diapazona.
• Brīdinājuma kļūda - Parāda brīdinājuma kļūdu, bet ļauj lietotājam ievadīt datus, kas ir ārpus norādītā diapazona.
• Informācijas kļūda - Parāda informācijas kļūdu, bet ļauj lietotājam ievadīt datus, kas ir ārpus norādītā diapazona.

Kad jūs norādāt lietotājam, kādus datus ievadīt (ir atļauta visa veida datu ievadīšana)

Pieņemsim, ka jums ir darbinieku saraksts un vēlaties uzzināt viņu pievienošanās datumu. Datuma ievadīšanai var būt vairāki formāti (piemēram, 2014. gada 1. janvāris, 2014. gada 1. janvāris vai 2014. gada 1. janvāris). Tomēr konsekvences labad visus datumus labāk iegūt vienā formātā. Tomēr ir labi, ja cilvēki to ievada jebkurā citā formātā, jo datu iegūšana ir ārkārtīgi svarīga.

Lūk, kā to var izdarīt:

1. Atlasiet jebkuru šūnu un pēc tam dodieties uz cilni Dati -> Datu validācija
2. Dialoglodziņā Datu validācija atlasiet cilni Ievades ziņojums
3. Pārliecinieties, vai ir atzīmēta izvēles rūtiņa “Rādīt ievades ziņojumu, kad ir atlasīta šūna”
4. Cilnē Ievades ziņojums ievadiet nosaukumu (ne vairāk kā 32 rakstzīmes, pēc izvēles) un ievades ziņojumu (ne vairāk kā 256 rakstzīmes)
   
5. Noklikšķiniet uz Labi. Tagad, ikreiz noklikšķinot uz šūnas vai atlasot to, izmantojot tastatūru, tas parādīs ziņojumu.

Cautjonu: Ja pārvietojat ziņojumu lodziņu no savas pozīcijas, tad visi ziņojumu lodziņi tiks parādīti tikai šajā vietā. Tāpēc ir droši nepārvietot ziņojumu lodziņu.

Saistītās apmācības par datu validāciju programmā Excel:

• Iespējot datu ievadi tikai tad, ja ir aizpildīta atkarīga šūna.
• Datu validācijas nolaižamajā izvēlnē maskējiet ciparus kā tekstu.
• Izveidojiet nolaižamo sarakstu ar atkarīgu validāciju.