Ja jūs bieži drukājat savus datus/darbu programmā Excel, esmu pārliecināts, ka esat saskāries ar problēmu, kurā tiek izdrukātas vairākas lapas, nevis viena lapa.
Dažreiz tas ir tik nomākti, ka tiek izdrukāta jauna lapa, lai tajā ietilptu dažas papildu datu rindas (kas arī noved pie papīra izšķērdēšanas).
Ir daži vienkārši paņēmieni, kurus varat izmantot, lai pārliecinātos, ka Excel dati ir drukāti uz vienas lapas (vai mazāk lapu, ja drukājat lielu pārskatu).
Šajā Excel apmācībā es dalīšos ar dažām metodēm, kuras varat izmantot izdrukājiet Excel lapu vienā lapā. Lai iegūtu vislabāko rezultātu, varat izmantot šo metožu kombināciju.
Tātad, sāksim!
Pārbaudiet, cik lapu tiks izdrukāts (priekšskatījums)
Pirms sākat optimizēt iestatījumus, lai izdrukātu Excel darbu vienā lapā, vislabāk ir pārbaudīt pašreizējo stāvokli, izmantojot drukas priekšskatījumu.
Neuztraucieties! Lai to izdarītu, jums nekas nav jāizdrukā. Jūs varat vienkārši pārbaudīt, kā izskatītos iespieddarbs un cik lapas tiks izdrukātas.
Tas ļauj jums saprast lietas, kuras varat mainīt, lai pārliecinātos, ka izmantojat minimālo papīra daudzumu, vienlaikus saglabājot izdrukāto pārskatu skaistu un salasāmu.
Tālāk ir norādītas darbības, lai izmantotu drukas priekšskatījumu, lai redzētu, kā izskatītos pēdējais drukas darbs:
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails
- Noklikšķiniet uz Drukas opcija
Vai arī varat izmantot īsinājumtaustiņu Control + P. (Command + P, ja izmantojat Mac)
Tādējādi tiks atvērta drukas priekšskatījuma lapa, kurā varēsit redzēt, cik lappušu tiks izdrukāts un kas tiks drukāts katrā lapā.
Drukāšanas priekšskatījuma režīmā varat izmantot bulttaustiņus, lai pārietu uz nākamo/iepriekšējo lapu.
Excel lapas ievietošanas un drukāšanas veidi vienā lapā
Tagad apskatīsim dažas metodes, kuras varat izmantot, lai vienā lapā ievietotu visus datus lapā un pēc tam izdrukātu pārskatu vienā lapā (vai mazāk lapu)
Pielāgojiet kolonnas platumu (vai rindas augstumu)
Daudzos gadījumos slejas nav pārāk plašas.
Un tā kā tas tieši nosaka, cik daudz datu tiek drukāti uz vienas lapas, varat ietaupīt daudz papīra, vienkārši samazinot kolonnu platumu.
Bet kā tad zināt, vai esat darījis pietiekami vai nē? Kā zināt, cik kolonnu platuma jums vajadzētu samazināt, lai viss ietilptu vienā lapā?
Lai to izdarītu viegli, varat izmantot Lapas izkārtojuma skats programmā Excel - kas reālā laikā parāda, cik daudz datu tiktu izdrukāts katrā pārskata lapā.
Tālāk ir norādītas darbības, lai nokļūtu lapas izkārtojuma režīmā un pēc tam samazinātu kolonnu platumu.
- Lentē noklikšķiniet uz cilnes Skats
- Grupā Darbgrāmatas skati noklikšķiniet uz opcijas “Lapas izkārtojums”. Tas mainīs datu parādīšanas veidu (un darblapas augšdaļā un kreisajā pusē redzēsit svarus)
- Samaziniet kolonnu platumu, lai vienā lapā ietilptu dati. Lai to izdarītu, novietojiet kursoru kursora malā uz kolonnas galvenes, kuras lielumu vēlaties samazināt. Pēc tam noklikšķiniet un velciet.
Kad visi dati ir apkopoti vienā lapā, varat turpināt to izdrukāt.
Dažos gadījumos var gadīties, ka dati šūnā tiek nogriezti un netiek parādīti pilnībā. Tas bieži notiek, mainot kolonnas platumu. To var labot, programmā Excel iespējojot opciju Aptīt tekstu.
Lai atgrieztos parastajā skatā (un izietu no lapas izkārtojuma skata), noklikšķiniet uz cilnes Skats un pēc tam uz “Normāls”.
Mērogojuma maiņa (visas rindas/kolonnas vienā lapā)
Programmā Excel ir iebūvēta opcija, kas ļauj mainīt darblapas mērogu tā, lai vienā lapā ietilptu vairāk rindu/kolonnu.
To darot, tas vienkārši samazina visu, lai vienā lapā ietilptu visas kolonnas vai rindas.
Pieņemsim, ka jums ir lapa, kurā kolonnas tiek izdrukātas uz nākamo lapu.
Tālāk ir norādītas darbības, kā samazināt lapu drukāšanas laikā:
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails
- Noklikšķiniet uz Drukāt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu - Control + P)
- Logā Drukāt noklikšķiniet uz opcijas Mērogošana (tā ir pēdējā opcija kreisajā pusē)
- Noklikšķiniet uz jebkuras no iespējām:
- Ielieciet lapu vienā lapā
- Egles visas kolonnas vienā lapā
- Ietilpināt visas rindas vienā lapā
Iepriekš minētās darbības padarītu lapu mērogotu, lai tā atbilstu lapai (pamatojoties uz jūsu izvēlētajām opcijām). Jūs arī varēsit redzēt, kā dati izskatīsies lapas priekšskatījumā, kas atrodas labajā pusē.
Opcija “Ietilpināt lapu vienā lapā” ir piemērota, ja jums ir tikai dažas rindas/kolonnas, kas izplūst. Ja to ir daudz, izmantojot šo opciju, drukātie dati var kļūt pārāk mazi lasīšanai.Tas neietekmē darblapas datus. Tas mērogo datus tikai drukāšanas nolūkos.
Slēpt vai dzēst rindas/kolonnas
Vēl viens gudrs veids, kā drukājot iegūt visu vienā lapā, ir paslēpt visas nevajadzīgās kolonnas vai rindas.
Jums vienmēr ir iespēja tos padarīt atkal redzamus, ja jums tas vēlāk būs nepieciešams, taču, tos slēpjot drukāšanas laikā, jūs optimizēsiet vietu un drukāšanai izmantosit mazāk lapu.
Lai paslēptu rindu/kolonnu, vienkārši atlasiet tās, ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam atlasiet Paslēpt.
Atkal, vislabāk ir vispirms nokļūt lapas izkārtojuma režīmā un pēc tam to izdarīt. Tādējādi jūs varat redzēt, cik rindu/kolonnu jāslēpj, lai vienā Excel lapā ietilptu visi dati.
Un šeit ir norādītas darbības, lai parādītu Excel rindas/kolonnas.
Mainiet lapas orientāciju
Ja jums ir vairāk kolonnu un rindu, drukāšanas laikā ir jēga mainīt lapas orientāciju.
Programmā Excel ir divas orientācijas;
- Portrets (noklusējums programmā Excel) - tiek drukātas vairāk rindu nekā kolonnas
- Ainava - tiek drukāts vairāk kolonnu nekā rindu
Ja jums ir vairāk kolonnu nekā rindu (kā parādīts zemāk), varat mainīt lapas orientāciju uz Ainava, lai nodrošinātu, ka jūsu dati ir piemēroti un tiek drukāti uz vienas lapas.
Tālāk ir norādītas darbības, lai mainītu lapas orientāciju programmā Excel:
- Noklikšķiniet uz cilnes Lapas izkārtojums
- Grupā Lappuses iestatīšana noklikšķiniet uz dialoglodziņa palaidēja. Tiks atvērts dialoglodziņš “Lapas iestatīšana”.
- Dialoglodziņā noklikšķiniet uz cilnes Lapa (ja tā vēl nav atlasīta)
- Opcijā Orientācija atlasiet Ainava
- Noklikšķiniet uz Labi
Tagad varat doties uz drukas priekšskatījumu un redzēt, kā izskatītos jūsu izdrukātais pārskats.
Īsinājumtaustiņš, lai atvērtu lapas iestatīšanas dialoglodziņu ALT + P + S + P (nospiediet šos taustiņus pēc kārtas)
Varat arī mainīt orientāciju drukas priekšskatījuma logā, iestatījumu nolaižamajā izvēlnē atlasot Ainavas orientācija.
Mainiet lappušu piemales
Dažreiz jums ir tikai viena vai divas papildu kolonnas, kas tiek drukātas uz jaunas lapas (vai dažas papildu rindas, kas pāriet uz nākamo lapu).
Neliela korekcija lapas malās var palīdzēt visu ievietot vienā lapā.
Ja jums rodas jautājums, kādas ir lappušu malas - drukājot Excel darblapu, katras izdrukātās lapas malās ir atstarpes. Tas ir paredzēts, lai pārliecinātos, ka izdrukāti dati izskatās labi.
Jums ir iespēja samazināt šo atstarpi (lappuses piemali) un ievietot vairāk datu vienā lapā.
Tālāk ir norādītas darbības, lai samazinātu lapas malu programmā Excel:
- Noklikšķiniet uz cilnes Lapas izkārtojums
- Lapas iestatīšanas grupā noklikšķiniet uz “Piemales”
- Noklikšķiniet uz Šaurs
Iepriekš minētās darbības samazinātu lapas piemales, un tajā pašā lapā var tikt saspiesti papildu rindas/kolonnas.
Ja vēlaties vēl vairāk samazināt lapas malu, lentē noklikšķiniet uz opcijas “Piemales” un pēc tam noklikšķiniet uz “Pielāgotas piemales”. Tiks atvērts dialoglodziņš Page Setup (Lappuses iestatīšana), kurā varēsit vēl vairāk pielāgot piemales.
Samaziniet fonta lielumu
Vēl viens vienkāršs veids, kā ātri izveidot dažas papildu rindas/kolonnas (kas pašlaik tiek izdrukātas uz papildu lapām), var tikt pielāgotas vienai lappusei, samazinot fonta lielumu.
Tas var ļaut mainīt dažu kolonnu izmērus tā, lai izdrukājot tie ietilptu vienā lapā.
Tas var būt noderīgi, ja jums ir izdrukāti dati, kas parasti tiek pievienoti pielikumā - kaut kas jums ir nepieciešams, bet neviens to nelasa un neuztraucas.
Drukāt tikai atlasītos datus (vai iestatīt drukas apgabalu)
Dažreiz jums var būt liela datu kopa, taču, iespējams, nevēlaties to visu izdrukāt. Varbūt vēlaties drukāt tikai atlasītos datus.
Ja šī ir vienreizēja lieta, kurā vēlaties ātri izdrukāt atlasītos datus darblapā, varat to izdarīt, veicot tālāk norādītās darbības.
- Atlasiet datus, kurus vēlaties drukāt
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails
- Noklikšķiniet uz Drukāt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu - Control + P)
- Parādītajā drukas ekrānā iestatījumos noklikšķiniet uz pirmās opcijas
- Noklikšķiniet uz opcijas Drukas atlase. Jūs pamanīsit, ka arī priekšskatījums tiek mainīts, lai parādītu tikai to daļu, kas tiktu izdrukāta.
- Noklikšķiniet uz Drukāt.
Iepriekš minētās darbības drukās tikai atlasīto datu kopu.
Ņemiet vērā: ja esat izvēlējies datu kopu, kuru drukājot nevar ievietot vienā vietā, tā tiks drukāta uz vairākām lapām. Tomēr varat mainīt mērogošanu uz “Fit Sheet on One Page”, lai drukātu atlasi uz vienas lapas.
Iepriekš minētā metode ir laba, ja ik pa laikam ir jāizdrukā atlasītie dati.
Bet jums ir jāizdrukā viena atlase no vairākām darblapām, labāk ir iestatīt drukas apgabalu. Pēc iestatīšanas Excel šo drukas apgabalu uzskatītu par daļu, kas paredzēta drukāšanai, un ignorētu citus lapas datus.
Tālāk ir norādītas darbības, lai programmā Excel iestatītu drukas apgabalu:
- Atlasiet datus, kurus vēlaties iestatīt kā drukas apgabalu
- Noklikšķiniet uz cilnes Lapas izkārtojums
- Grupā Lappuses iestatīšana noklikšķiniet uz opcijas Drukas apgabals
- Noklikšķiniet uz Iestatīt drukas apgabalu
Tieši tā!
Tagad, mēģinot izdrukāt darblapu, tiks drukāta tikai drukāšanas zona (un tikai tā tiks parādīta drukas priekšskatījumā).
[Bonuss] Pievienojiet lapas pārtraukumus
Ja jums ir liela datu kopa. ir skaidrs, ka to nevar ievietot vienā lapā un visu šo datu drukāšana aizņemtu vairākas lapas.
Programmā Excel varat pievienot lappušu pārtraukumus, lai Excel zinātu, kur pārtraukt drukāšanu pašreizējā lapā un pārējo pārnest uz nākamo lapu.
Tālāk ir norādītas darbības, lai programmā Excel pievienotu lappušu pārtraukumus.
- Atlasiet šūnu, kurā vēlaties ievietot lapas pārtraukumu. Sākot no šīs šūnas, viss tiktu izdrukāts nākamajā lapā
- Noklikšķiniet uz cilnes Lapas izkārtojums
- Grupā Lappuses iestatīšana noklikšķiniet uz opcijas Pārtraukumi
- Noklikšķiniet uz Ievietot lappušu pārtraukumus
Iepriekš minētās darbības pievienotu lappušu pārtraukumu, un viss pirms lappuses pārtraukuma tiktu drukāts vienā lapā, bet atlikušie dati - citās lapās.
Ņemiet vērā: ja esat iestatījis drukas apgabalu, tam būs prioritāte pār lappušu pārtraukumiem.
Tātad šīs ir dažādas metodes, kuras varat izmantot, lai ievietotu datus vienā lapā un izdrukātu Excel izklājlapu vienā lapā. Gadījumos, kad jums ir daudz datu, iespējams, nav jēgas tos drukāt uz vienas lapas, taču jūs joprojām varat izmantot iepriekš minētās metodes, lai samazinātu papīra izmantošanu un ievietotu tos pašus datus mazākās lapās.
Es ceru, ka šī apmācība jums šķita noderīga.
