7 pārsteidzošas lietas, ko Excel teksts kolonnās var jums palīdzēt

Teksts kolonnās ir pārsteidzoša Excel funkcija, kas ir pelnījusi daudz lielāku atzinību nekā parasti.

Kā norāda nosaukums, to izmanto, lai sadalītu tekstu vairākās kolonnās. Piemēram, ja vienā šūnā ir vārds un uzvārds, varat to izmantot, lai tos ātri sadalītu divās dažādās šūnās.

Tas var būt patiešām noderīgi, ja iegūstat datus no datu bāzēm vai importējat tos no citiem failu formātiem, piemēram, teksta vai CSV.

Šajā apmācībā jūs uzzināsit par daudzām noderīgām lietām, ko var izdarīt, izmantojot tekstu kolonnās programmā Excel.

Kur atrast tekstu kolonnās programmā Excel

Lai piekļūtu kolonnām paredzētajam tekstam, atlasiet datu kopu un dodieties uz Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām.

Tādējādi tiktu atvērts vednis Teksta konvertēšana kolonnās.

Šim vednim ir trīs darbības, un pirms teksta sadalīšanas kolonnās ir jāveic dažas lietotāja ievades (tālāk redzamajos piemēros redzēsit, kā šīs dažādās iespējas var izmantot).

Lai piekļūtu tekstam kolonnās, varat izmantot arī īsinājumtaustiņu - ALT + A + E.

Tagad ienirt un redzēt dažas pārsteidzošas lietas, ko varat darīt, izmantojot tekstu kolonnās programmā Excel.

1. piemērs - sadaliet vārdus vārdā un uzvārdā

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Lai ātri sadalītu vārdu un uzvārdu un iegūtu tos atsevišķās šūnās, rīkojieties šādi:

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tas atvērs vedni Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīta Atdalīta (kas arī ir noklusējuma izvēle). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. solī kā norobežotāju atlasiet “Atstarpes”. Ja jums ir aizdomas, ka starp nosaukumiem var būt dubultas/trīskāršas atstarpes pēc kārtas, atlasiet arī opciju “Apstrādāt secīgus norobežotājus kā vienu”. Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 3. darbībā atlasiet mērķa šūnu. Ja neizvēlaties galamērķa šūnu, tā pārrakstīs jūsu esošo datu kopu ar vārdu pirmajā slejā un uzvārdu blakus esošajā slejā. Ja vēlaties saglabāt sākotnējos datus neskartus, izveidojiet kopiju vai izvēlieties citu mērķa šūnu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tas uzreiz parādīs rezultātus ar vārdu vienā kolonnā un uzvārdu citā slejā.

Piezīme:

• Šī metode darbojas labi, ja vārds sastāv tikai no vārda un uzvārda. Ja ir iniciāļi vai vidējie nosaukumi, tas var nedarboties. Noklikšķiniet šeit, lai iegūtu detalizētu rokasgrāmatu par to, kā risināt gadījumus ar dažādām nosaukumu kombinācijām.
• Rezultāts, ko iegūstat, izmantojot funkciju Teksts uz kolonnām, ir statisks. Tas nozīmē, ka, ja sākotnējos datos tiek veiktas izmaiņas, jums būs jāatkārto process, lai iegūtu atjauninātus rezultātus.

Lasiet arī: Kā kārtot programmā Excel pēc uzvārda

2. piemērs - E -pasta ID sadalīšana lietotājvārdā un domēna vārdā

Teksts kolonnās ļauj jums izvēlēties savu norobežotāju, lai sadalītu tekstu.

To var izmantot, lai sadalītu e -pasta adreses lietotājvārdos un domēna nosaukumos, jo tos atdala @ zīme.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Šie ir daži izdomāti dažu foršu supervaroņu e-pasta ID (izņemot sevi, es esmu tikai parasts laika tērēšanas laiks Netflix).

Tālāk ir norādītas darbības, lai sadalītu šos lietotājvārdus un domēna vārdus, izmantojot funkciju Teksts uz kolonnām.

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tiks atvērts vednis Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīta Atdalīta (kas arī ir noklusējuma izvēle). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. darbībā atlasiet Cits un lodziņā pa labi no tā ievadiet @. Noteikti noņemiet atlasi jebkurai citai opcijai (ja tā ir atzīmēta). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Mainiet mērķa šūnu uz to, kurā vēlaties rezultātu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tas sadalītu e -pasta adresi un dotu jums vārdu un uzvārdu atsevišķās šūnās.

3. piemērs - iegūstiet saknes domēnu no URL

Ja strādājat ar tīmekļa vietrāžiem URL, dažkārt, iespējams, būs jāzina kopējais unikālo saknes domēnu skaits.

Piemēram, http://www.google.com/example1 un http://google.com/example2 gadījumā saknes domēns ir tas pats, kas ir www.google.com

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Lai iegūtu saknes domēnu no šiem URL, veiciet tālāk norādītās darbības.

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tas atvērs vedni Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīta Atdalīta (kas arī ir noklusējuma izvēle). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. darbībā atlasiet Cits un lodziņā pa labi no tā ievadiet / (slīpsvītra uz priekšu). Noteikti noņemiet atlasi jebkurai citai opcijai (ja tā ir atzīmēta). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Mainiet mērķa šūnu uz to, kurā vēlaties rezultātu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tas sadalītu URL un iegūtu saknes domēnu (trešajā slejā, jo pirms tā bija divas slīpsvītras uz priekšu).

Tagad, ja vēlaties atrast unikālo domēnu skaitu, vienkārši noņemiet dublikātus.

Piezīme. Tas darbojas labi, ja jums ir visi URL, kuru sākumā ir http: //. Ja tā nav, tad saknes domēnu iegūsit pašā pirmajā slejā. Laba prakse ir pirms teksta kolonnās izmantošanas šos URL saskaņot.

4. piemērs - Nederīgu datuma formātu pārvēršana derīgos datuma formātos

Ja datus iegūstat no tādām datu bāzēm kā SAP/Oracle/Capital IQ vai importējat tos no teksta faila, pastāv iespēja, ka datuma formāts ir nepareizs (t.i., formāts, kuru Excel neuzskata par datumu).

Ir tikai daži formāti, kurus Excel var saprast, un jebkurš cits formāts ir jāpārvērš derīgā formātā, lai to varētu izmantot programmā Excel.

Pieņemsim, ka jums ir datumi tālāk norādītajā formātā (kas nav derīgā Excel datuma formātā).

Tālāk ir norādītas darbības, lai tās pārvērstu derīgos datuma formātos.

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tas atvērs vedni Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīta Atdalīta (kas arī ir noklusējuma izvēle). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. solī pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija NO norobežotājs. Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Slejas datu formātā atlasiet Datums un atlasiet vajadzīgo formātu (DMY nozīmētu datumu mēnesi un gadu). Tāpat mainiet mērķa šūnu uz to, kurā vēlaties rezultātu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tādējādi šie nederīgie datuma formāti uzreiz tiktu pārvērsti par derīgiem datuma formātiem, kurus varat izmantot programmā Excel.

5. piemērs - pārveidojiet tekstu par cipariem

Dažreiz, importējot datus no datu bāzēm vai citiem failu formātiem, skaitļi tiek pārvērsti teksta formātā.

Ir vairāki veidi, kā tas var notikt:

• Pirms numura ir apostrofs. Tas noved pie tā, ka numurs tiek uzskatīts par tekstu.
• Ciparu iegūšana teksta funkciju rezultātā, piemēram, LEFT, RIGHT vai MID.

Problēma ir tāda, ka Excel funkcijas, piemēram, SUM un AVERAGE, šos skaitļus (kas ir teksta formātā) ignorē.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, kur skaitļi ir teksta formātā (ņemiet vērā, ka tie ir izlīdzināti pa kreisi).

Tālāk ir norādītas darbības, lai izmantotu tekstu kolonnās, lai tekstu pārvērstu ciparos

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tas atvērs vedni Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīta Atdalīta (kas arī ir noklusējuma izvēle). Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. solī pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija NO norobežotājs. Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Kolonnas datu formātā atlasiet Vispārīgi. Tāpat mainiet mērķa šūnu uz to, kurā vēlaties rezultātu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tādējādi šie skaitļi tiktu pārvērsti vispārējā formātā, ko tagad var izmantot formulās.

6. piemērs. Izvelciet virknes pirmos piecus rakstzīmes

Dažreiz var būt nepieciešams izvilkt virknes pirmās rakstzīmes. Tie varētu būt gadījumi, kad jums ir darījumu dati un pirmās piecas rakstzīmes (vai jebkurš cits rakstzīmju skaits) ir unikāls identifikators.

Piemēram, tālāk redzamajā datu kopā pirmās piecas rakstzīmes ir unikālas produktu līnijai.

Tālāk ir norādītas darbības, lai no šiem datiem ātri iegūtu pirmās piecas rakstzīmes, izmantojot tekstu kolonnās.

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tiks atvērts vednis Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā pārliecinieties, vai ir atlasīts fiksētais platums. Noklikšķiniet uz Tālāk.
• 2. darbībā sadaļā Datu priekšskatījums velciet vertikālo līniju un ievietojiet to aiz 5 rakstzīmēm tekstā. Noklikšķiniet uz Tālāk.
• Mainiet mērķa šūnu uz to, kurā vēlaties rezultātu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tādējādi jūsu datu kopa tiktu sadalīta un katra darījuma ID pirmās piecas rakstzīmes būtu vienā slejā, bet pārējās - otrajā slejā.

Piezīme. Varat arī iestatīt vairākas vertikālas līnijas, lai datus sadalītu vairāk nekā 2 kolonnās. Vienkārši noklikšķiniet jebkurā vietā datu priekšskatījuma apgabalā un velciet kursoru, lai iestatītu dalītāju.

7. piemērs - Skaitļu pārvēršana ar beigu mīnusa zīmi uz negatīviem skaitļiem

Lai gan tas nav nekas tāds, ar ko var saskarties bieži, bet dažkārt, jūs varat atrast skaitļus ar mīnus zīmēm un padarīt tos negatīvus.

Teksts kolonnās ir ideāls veids, kā to sakārtot.

Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:

Tālāk ir norādītas darbības, lai šos beigu mīnusus pārvērstu negatīvos skaitļos.

• Atlasiet datu kopu.
• Atveriet Dati → Datu rīki → Teksts uz kolonnām. Tas atvērs vedni Teksta konvertēšana kolonnās.
• 1. darbībā noklikšķiniet uz “Tālāk”.
• Otrajā solī noklikšķiniet uz “Tālāk”.
• 3. solī noklikšķiniet uz pogas Papildu.
• Dialoglodziņā Papildu teksta importēšanas iestatījumi atlasiet opciju “Mīnus negatīvajam skaitlim”. Noklikšķiniet uz Labi.
• Iestatiet mērķa šūnu.
• Noklikšķiniet uz Pabeigt.

Tas uzreiz novietos mīnusa zīmi no tā sākuma numura beigām. Tagad jūs varat viegli izmantot šos skaitļus formulās un aprēķinos.