Ja lasāt šo apmācību, pastāv liela iespēja, ka esat dzirdējis (vai pat izmantojis) Excel rakurstabulu. Tā ir viena no visspēcīgākajām Excel funkcijām (bez jokiem).
Labākā daļa no rakurstabulas izmantošanas ir tā, ka pat tad, ja programmā Excel neko nezināt, jūs joprojām varat ar to darīt diezgan satriecošas lietas, ļoti labi to saprotot.
Sāksim.
Noklikšķiniet šeit lai lejupielādētu datu paraugus un sekotu tiem.
Kas ir šarnīra tabula un kāpēc jums par to vajadzētu rūpēties?
Pivot tabula ir Microsoft Excel rīks, kas ļauj ātri apkopot milzīgas datu kopas (ar dažiem klikšķiem).
Pat ja esat pilnīgi jauns Excel pasaulē, varat viegli izmantot rakurstabulu. Pārskatu veidošana ir tikpat vienkārša kā vilkšana un nomešana rindu/kolonnu galvenēs.
Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk:
Šie ir pārdošanas dati, kas sastāv no ~ 1000 rindām.
Tajā ir pārdošanas dati pēc reģiona, mazumtirgotāja veida un klienta.
Tagad jūsu priekšnieks, iespējams, vēlēsies uzzināt dažas lietas no šiem datiem:
- Kādi bija kopējie pārdošanas apjomi dienvidu reģionā 2016. gadā?
- Kādi ir pieci mazumtirgotāji pēc pārdošanas?
- Kā Home Depot veiktspēja salīdzinājās ar citiem mazumtirgotājiem dienvidos?
Jūs varat turpināt darbu un izmantot Excel funkcijas, lai sniegtu jums atbildes uz šiem jautājumiem, bet ja nu pēkšņi jūsu priekšnieks nāk klajā ar vēl piecu jautājumu sarakstu.
Katru reizi, kad notiek izmaiņas, jums būs jāatgriežas pie datiem un jāizveido jaunas formulas.
Šeit ir ļoti noderīgas Excel rakurstabulas.
Dažu sekunžu laikā rakurstabula atbildēs uz visiem šiem jautājumiem (kā jūs uzzināsit tālāk).
Bet patiesais ieguvums ir tas, ka tas var uzņemt jūsu smalko ar datiem pamatoto priekšnieku, nekavējoties atbildot uz viņa jautājumiem.
Tas ir tik vienkārši, ka jūs varat arī veltīt dažas minūtes un parādīt priekšniekam, kā to izdarīt pats.
Cerams, ka tagad jums ir priekšstats par to, kāpēc rakurstabulas ir tik lieliskas. Turpināsim un izveidosim rakurstabulu, izmantojot datu kopu (parādīts iepriekš).
Pivot tabulas ievietošana programmā Excel
Tālāk ir norādītas darbības, lai izveidotu rakurstabulu, izmantojot iepriekš parādītos datus.
- Noklikšķiniet jebkurā vietā datu kopā.
- Dodieties uz Ievietot -> Tabulas -> Pivot tabula.
- Dialoglodziņā Izveidot rakurstabulu noklusējuma opcijas lielākajā daļā gadījumu darbojas labi. Šeit ir jāpārbauda dažas lietas:
- Tabula/diapazons: Pēc noklusējuma tas tiek aizpildīts, pamatojoties uz jūsu datu kopu. Ja jūsu datiem nav tukšu rindu/kolonnu, programma Excel automātiski identificētu pareizo diapazonu. Ja nepieciešams, varat to manuāli mainīt.
- Ja vēlaties izveidot rakurstabulu noteiktā vietā, sadaļā “Izvēlieties, kur vēlaties ievietot rakurstabulas pārskatu”, norādiet atrašanās vietu. Pretējā gadījumā tiek izveidota jauna darblapa ar rakurstabulu.
- Noklikšķiniet uz Labi.
Tiklīdz jūs noklikšķināt uz Labi, tiek izveidota jauna darblapa ar rakurstabulu.
Kamēr rakurstabula ir izveidota, tajā nav redzami dati. Viss, ko jūs redzētu, ir rakurstabulas nosaukums un vienas rindas instrukcija kreisajā pusē, un rakurstabulas lauki labajā pusē.
Tagad, pirms ķeramies pie datu analīzes, izmantojot šo rakurstabulu, sapratīsim, kādi ir uzgriežņi un skrūves, kas veido Excel rakurstabulu.
Excel rakurstabulas uzgriežņi un skrūves
Lai efektīvi izmantotu rakurstabulu, ir svarīgi zināt komponentus, kas veido rakurstabulu.
Šajā sadaļā jūs uzzināsit par:
- Pivot kešatmiņa
- Vērtību apgabals
- Rindu apgabals
- Kolonnu apgabals
- Filtru apgabals
Pivot kešatmiņa
Tiklīdz jūs izveidojat rakurstabulu, izmantojot datus, kaut kas notiek aizmugurē. Programma Excel uzņem datu momentuzņēmumu un saglabā to atmiņā. Šo momentuzņēmumu sauc par Pivot kešatmiņu.
Veidojot dažādus skatus, izmantojot rakurstabulu, programma Excel neatgriežas pie datu avota, bet izmanto rakurstabulu, lai ātri analizētu datus un sniegtu kopsavilkumu/rezultātus.
Pivot kešatmiņas ģenerēšanas iemesls ir rakurstabulas darbības optimizācija. Pat ja jums ir tūkstošiem datu rindu, rakurstabula ir ļoti ātra, apkopojot datus. Jūs varat vilkt un nomest vienumus rindu/kolonnu/vērtību/filtru lodziņos, un tas uzreiz atjauninās rezultātus.
Piezīme. Viens šarnīra kešatmiņas trūkums ir tas, ka tas palielina jūsu darbgrāmatas izmēru. Tā kā tā ir avota datu kopija, veidojot rakurstabulu, šo datu kopija tiek saglabāta rakurstabulā.
Lasīt vairāk: Kas ir Pivot kešatmiņa un kā to vislabāk izmantot.
Vērtību apgabals
Vērtību apgabals ir tas, kas satur aprēķinus/vērtības.
Pamatojoties uz datu kopu, kas parādīta apmācības sākumā, ja vēlaties ātri aprēķināt kopējo pārdošanas apjomu pēc reģiona katrā mēnesī, varat iegūt rakurstabulu, kā parādīts zemāk (kā to izveidot, mēs redzēsim vēlāk apmācībā) .
Apelsīnā iezīmētais apgabals ir vērtību apgabals.
Šajā piemērā tam ir kopējais pārdošanas apjoms katrā mēnesī četros reģionos.
Rindu apgabals
Virsraksti pa kreisi no vērtības apgabala veido rindu apgabalu.
Zemāk redzamajā piemērā apgabalā Rindas ir reģioni (iezīmēti sarkanā krāsā):
Kolonnu apgabals
Virsmas apgabala Vērtības augšpusē veido apgabalu Slejas.
Tālāk redzamajā piemērā sleju apgabalā ir mēneši (iezīmēti sarkanā krāsā):
Filtru apgabals
Filtru apgabals ir papildu filtrs, ko varat izmantot, lai sīkāk izpētītu datu kopu.
Piemēram, ja vēlaties redzēt tikai Multiline mazumtirgotāju pārdošanas apjomus, varat atlasīt šo opciju nolaižamajā izvēlnē (iezīmēts zemāk esošajā attēlā), un rakurstabula tiks atjaunināta, izmantojot tikai vairāku līniju mazumtirgotāju datus.
Datu analīze, izmantojot rakurstabulu
Tagad mēģināsim atbildēt uz jautājumiem, izmantojot mūsu izveidoto rakurstabulu.
Noklikšķiniet šeit lejupielādēt datu paraugus un sekot līdzi.
Lai analizētu datus, izmantojot rakurstabulu, jums jāizlemj, kā vēlaties, lai datu kopsavilkums izskatītos galarezultātā. Piemēram, iespējams, vēlēsities visus reģionus kreisajā pusē un kopējo pārdošanas apjomu tieši blakus tam. Kad esat ievērojis šo skaidrību, varat vienkārši vilkt un nomest attiecīgos laukus rakurstabulā.
Sadaļā Pivot Tabe Fields ir lauki un apgabali (kā uzsvērts tālāk):
Lauki tiek veidoti, pamatojoties uz aizmugures sistēmas datiem, kas izmantoti rakurstabulai. Sadaļā Apgabali ir vieta, kur jūs ievietojat laukus, un atkarībā no tā, kur atrodas lauks, jūsu dati tiek atjaunināti rakurstabulā.
Tas ir vienkāršs vilkšanas un nomešanas mehānisms, kurā varat vienkārši vilkt lauku un ievietot to vienā no četriem apgabaliem. Tiklīdz jūs to izdarīsit, tas tiks parādīts darblapas rakurstabulā.
Tagad mēģināsim atbildēt uz jūsu vadītāja jautājumiem, izmantojot šo rakurstabulu.
Q1: Kādi bija kopējie pārdošanas apjomi dienvidu reģionā?
Velciet lauku Reģions apgabalā Rindas un lauku Ieņēmumi apgabalā Vērtības. Tas automātiski atjauninātu darblapas rakurstabulu.
Ņemiet vērā, ka, tiklīdz nokrītat laukā Ieņēmumi apgabalā Vērtības, tas kļūst par ieņēmumu summu. Pēc noklusējuma programma Excel apkopo visas noteiktā reģiona vērtības un parāda kopējās vērtības. Ja vēlaties, varat to mainīt uz skaitu, vidējo vai citu statistikas rādītāju. Šajā gadījumā summa ir tā, kas mums bija nepieciešama.
Atbilde uz šo jautājumu būtu 21225800.
Q2 Kādi ir pieci mazumtirgotāji pēc pārdošanas?
Velciet lauku Klients laukā Rinda un laukā Ieņēmumi vērtību apgabalā. Gadījumā, ja apgabala sadaļā ir citi lauki un vēlaties to noņemt, vienkārši atlasiet to un velciet to ārā.
Jūs saņemsiet rakurstabulu, kā parādīts zemāk:
Ņemiet vērā, ka pēc noklusējuma preces (šajā gadījumā klienti) ir sakārtotas alfabētiskā secībā.
Lai iegūtu piecus mazumtirgotājus, varat vienkārši kārtot šo sarakstu un izmantot piecus pircēju vārdus. Lai to izdarītu:
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz jebkuras šūnas apgabalā Vērtības.
- Dodieties uz Kārtot -> Kārtot no lielākās līdz mazākajai.
Tas parādīs sakārtotu sarakstu, pamatojoties uz kopējo pārdošanas apjomu.
3. jautājums. Kā Home Depot veiktspēja salīdzinājās ar citiem mazumtirgotājiem dienvidos?
Šim jautājumam varat veikt daudz analīzes, taču šeit vienkārši mēģināsim salīdzināt pārdošanas apjomus.
Velciet apgabala lauku apgabalā Rindas. Tagad velciet lauku Klients apgabalā Rindas zem lauka Reģions. To darot, programma Excel saprastu, ka vispirms vēlaties klasificēt savus datus pēc reģiona un pēc tam pēc klientiem reģionos. Jums būs kaut kas, kā parādīts zemāk:
Tagad velciet laukumu Ieņēmumi apgabalā Vērtības, un jums būs katra klienta (kā arī visa reģiona) pārdošanas apjoms.
Jūs varat kārtot mazumtirgotājus, pamatojoties uz pārdošanas rādītājiem, veicot tālāk norādītās darbības.
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz šūnas, kurai ir jebkura mazumtirgotāja pārdošanas vērtība.
- Dodieties uz Kārtot -> Kārtot no lielākās līdz mazākajai.
Tas uzreiz sakārtotu visus mazumtirgotājus pēc pārdošanas vērtības.
Tagad jūs varat ātri skenēt dienvidu reģionu un noteikt, ka The Home Depot pārdošanas apjoms bija 3004600, un tas darbojās labāk nekā četri mazumtirgotāji dienvidu reģionā.
Tagad ir vairāk nekā viens veids, kā ādu kaķim mizot. Varat arī ievietot reģionu apgabalā Filtrs un pēc tam atlasīt tikai dienvidu reģionu.
Noklikšķiniet šeit lai lejupielādētu datu paraugus.
Es ceru, ka šī apmācība sniegs jums pamata pārskatu par Excel rakurstabulām un palīdzēs jums to sākt.
Šeit ir vēl dažas rakurstabulu apmācības, kas jums varētu patikt:
- Avota datu sagatavošana rakurstabulai.
- Kā lietot nosacītu formatējumu Excel rakurstabulā.
- Kā grupēt datumus Excel rakurstabulās.
- Kā grupēt numurus Excel rakurstabulā.
- Kā filtrēt datus rakurstabulā programmā Excel.
- Slicers izmantošana Excel rakurstabulā.
- Kā nomainīt tukšās šūnas ar nullēm Excel rakurstabulās.
- Kā pievienot un lietot Excel rakurstabulas aprēķinātos laukus.
- Kā atsvaidzināt rakurstabulu programmā Excel.
