Pareizrakstības pārbaude programmā Excel - kur tā atrodas un kā to izmantot?

Noskatieties video pamācību - pareizrakstības pārbaude programmā Excel

Pareizrakstības pārbaude programmā Excel bieži tiek ignorēta, ņemot vērā, ka Excel lietotāji bieži strādā ar cipariem, salīdzinot ar tekstu. Bet tā joprojām ir viena no svarīgākajām pārbaudēm.

Salīdzinājumā ar MS Word vai PowerPoint, kur zem kļūdaini uzrakstīta vārda vizuāli var redzēt sarkanu pasvītrojumu, programmā Excel nekas tāds nenotiek.

Iedomājieties katastrofālu pareizrakstības kļūdu, kas parādās jūsu darblapā, kad to nosūtījāt savam klientam. Neatkarīgi no tā, cik smaga darba jūs ieguldāt datu saspiešanā un analīzē, visa jūsu uzticamība samazinās.

Nu - vairs NAV.

Šajā apmācībā es jums parādīšu, kā programmā Excel izmantot pareizrakstības pārbaudi un kā jūs varat maksimāli palielināt savus centienus, izmantojot jums pieejamās iespējas.

Kur atrast pareizrakstības pārbaudi programmā Excel

Pareizrakstības pārbaudes opciju varat atrast Excel lentes pārskatīšanas cilnē.

Noklikšķinot uz opcijas Pareizrakstība pārskatīšanas cilnē, tiek atvērts dialoglodziņš Pareizrakstības pārbaude.

Īsinājumtaustiņš pareizrakstības pārbaudes veikšanai programmā Excel

Varat arī izmantot īsinājumtaustiņu F7, lai programmā Excel palaistu pareizrakstības pārbaudi. Lai to izmantotu, aktivizējiet darblapu, kurā vēlaties palaist pareizrakstības pārbaudi, atlasiet šūnu/šūnu diapazonu un nospiediet tastatūras taustiņu F7.

Kā darbojas pareizrakstības pārbaude programmā Excel

Svarīga lieta, kas jāzina, ir, kā darbojas pareizrakstības pārbaude programmā Excel.

Ja izvēlaties šūnu A1, tā iet cauri visām pirmās rindas šūnām, pēc tam pāriet uz otro rindu un pārbauda visas otrās rindas šūnas (no kreisās uz labo) un pēc tam pāriet uz trešo rindu un tā tālāk. Ja šūna tiek identificēta ar pareizrakstības kļūdu, tiek parādīts dialoglodziņš Pareizrakstība.

Ja darblapā izvēlaties šūnu citur, pieņemsim, ka B3, tā iet caur šūnām pa labi un pēc tam uz rindu zem tās. Kad tas ir paveikts, pārbaudot visas šūnas pēc B3, tas parādīs uzvedni, kas jautā lietotājam, vai viņš vēlas turpināt pārbaudi lapas sākumā. Kaut kas, kā parādīts zemāk:

Ja lietotājs izvēlas Jā, tas atgriežas un pārbauda atlikušās šūnas (kas mūsu piemērā būtu no A1 līdz B2).

Lai labāk izprastu, apskatiet šo piemēru zemāk (šūnu ēnas ir tās, kurās ir pareizrakstības kļūda):

Kā parādīts, kad mēs sākam pareizrakstības pārbaudi ar A1, tā pabeidz visu šūnu pareizrakstības pārbaudi. Bet, kad mēs sākam ar šūnu B3, tā pārbauda visas šūnas no B3 un pēc tam jautā lietotājam, vai viņš/viņa vēlas turpināt pārbaudi no sākuma.

Pareizrakstības pārbaudes dialoglodziņa izpratne

Ikreiz, kad programmā Excel palaižat pareizrakstības pārbaudi un tiek konstatēta kļūda, tiek parādīts dialoglodziņš Pareizrakstības pārbaude (kā parādīts zemāk):

Ātri sapratīsim dažādas pareizrakstības pārbaudes dialoglodziņā pieejamās iespējas:

• Ignorēt vienreiz: Ja pareizrakstības pārbaude atklāj vārdu, ko tas identificē kā kļūdu, bet jūs vēlaties to saglabāt tādā veidā, varat noklikšķināt uz Ignorēt vienreiz. Tas vienreiz ignorēs šo kļūdu.
• Ignorēt visu: Ja programma Excel identificē vārdu kā kļūdu, bet vēlaties saglabāt visus šī vārda gadījumus (kā ir), noklikšķiniet uz Ignorēt visu.
• Pievienot vārdnīcai: Ja programma Excel atzīmē vārdu kā kļūdu, bet tas ir pareizais lietojamais vārds (iespējams, tas ir nosaukums vai saīsinājums, ko izmantojat savā uzņēmumā), varat to pievienot vārdnīcai. Kad šāds vārds tiek atzīmēts kā kļūda un jūs noklikšķināt uz Pievienot vārdnīcai, programma Excel to padarīs par pieņemamu vārdu daļu un vairs to neatzīs. Ņemiet vērā, ka šis vārds tagad ir daļa no Excel vārdnīcas un nekad netiks atzīmēts nevienā darbgrāmatā.
• Mainīt: Kad Excel izceļ kļūdu, tajā tiek parādīti arī daži ieteikumi (piemēram, tas iesaka Labu Goood vietā). Var būt viens vai vairāki ieteikumi. Atlasiet ieteikumu, kuru vēlaties izmantot, un noklikšķiniet uz Mainīt, lai to lietotu.
• Mainīt visu: Ja noklikšķināsit uz šīs pogas, tas mainīs visu kļūdaini uzrakstīto vārdu ar izvēlēto ieteikumu.
• Automātiskā labošana: Excel automātiskās labošanas opcija mainīs nepareizi uzrakstīto vārdu ar izvēlēto ieteikumu un arī pievienos to automātiskās labošanas sarakstam. Tas nozīmē, ka nākamreiz, kad ierakstīsit to pašu kļūdaini uzrakstīto vārdu, programma Excel to automātiski pārvērsīs jūsu izvēlētajā ieteikumā.
• Vārdnīcas valoda: Varat mainīt vārdnīcas valodu, izmantojot šo nolaižamo izvēlni.

Šeit ir daži noklusējuma iestatījumi programmā Excel pareizrakstības pārbaudē:

1. Tas ignorē vārdus, kas atrodas lielajos burtos. Piemēram, ja jums ir vārds HELLOOO, tas netiks atzīmēts kā kļūda.
2. Tas ignorē vārdus, kas satur ciparus. Piemēram, ja jums ir vārds Hello123, tas netiks atzīmēts kā kļūda.
3. Tas ignorē interneta un failu adreses.
4. Tas NAV ignorējis atkārtotus vārdus. Piemēram, ja jums ir teksts - Labdien, Kā iet? - tad papildu laukums tiks atzīmēts kā kļūda.

Jūs varat mainīt šos noklusējuma iestatījumus, noklikšķinot uz pogas “Opcija” pareizrakstības pārbaudes dialoglodziņā. Tas atvērs dialoglodziņu Opcijas, kur varēsit veikt nepieciešamās izmaiņas.

Ceru, ka šī apmācība jums bija noderīga. Ļaujiet man zināt savas domas, atstājot komentāru zemāk.