Strādājot ar datiem programmā Excel, jums bieži vien ir jāpārkopē dažas tabulas no Excel uz MS Word dokumentu.
Lai gan programmā Excel nav iebūvētas opcijas, lai pārvērstu visu Excel failu Word, varat viegli kopēt un ielīmēt datus no Excel dokumenta uz Word.
Šajā apmācībā es jums parādīšu vairākus veidus datu kopēšana no Excel darblapas uz Word dokumentu.
Kopējiet un ielīmējiet Excel tabulu kā vienkāršu tekstu programmā MS Word
Ja viss, ko vēlaties, ir kopēt un ielīmēt tabulu no Excel uz Word, varat to izdarīt ar vienkāršu kopēšanas ielīmēšanu.
Tas ļauj jums iegūt statisko tabulu programmā Word, kur pēc tam to formatēt (un mainīt, ja vēlaties).
Šīs metodes trūkums ir tas, ka gadījumā, ja datos ir formulas, tas nedarbosies. Tā kā šī ir statiska tabula, visas programmā Excel veiktās izmaiņas netiks atspoguļotas tabulā, kuru nokopējāt programmā Word.
Bet vairumā gadījumu tas ir tieši tas, ko vēlaties.
Apskatīsim, kā to izdarīt.
Pieņemsim, ka jums ir datu kopa, kā parādīts zemāk, un vēlaties kopēt šos datus no programmas Excel un ievietot tos programmā Word.
Tālāk ir norādītas darbības, kā to izdarīt:
- Programmā Excel atlasiet datus, kurus vēlaties kopēt programmā Word
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C operētājsistēmā Windows vai Command + C operētājsistēmā Mac)
- Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties ievietot šos datus
- Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties iegūt šos datus Word dokumentā
- Dodieties uz Word cilni Sākums un noklikšķiniet uz Ielīmēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + V)
Iepriekš minētās darbības kopētu datus no Excel un ielīmētu tos kā statisku tabulu Word dokumentā.
Kad esat izveidojis tabulu programmā Word, varat to formatēt un strādāt ar to tāpat kā jebkuru citu tabulu, kuru ievietojat programmā Word.
Izmantojot šo metodi, jāņem vērā dažas lietas:
- Ja Excel tabulā ir formulas, tās netiks kopētas. Manā piemērā man ir formulas rindā Kopā, bet, kopējot uz Word, tās ir statiskas vērtības. Ja kādos datos veicat izmaiņas, jums arī manuāli jāpielāgo formulas vērtības
- Ja nevēlaties nokopēt formatējumu no Excel un vēlaties izmantot Word dokumenta formatējumu, varat izmantot opciju Izmantot mērķa stilu. Tas tiek parādīts, kad pēc tabulas ielīmēšanas programmā Word noklikšķināt uz ikonas Ielīmēt opcijas.
Iegult Excel tabulu Word (kā saistītu objektu)
Iepriekšminētajā metodē mēs kopējām datus no Excel un ievietojām tos kā statisku tabulu programmā Word.
Vēl viena iespēja, ko varat izmantot, ir kopēt un ielīmēt tabulu Word dokumentā un saglabāt abas tabulas saistītas.
Tādā veidā, ja veicat izmaiņas Excel tabulā, kuru nokopējāt, redzēsit, ka tās tiek reāllaikā atspoguļotas arī Word tabulā.
Tas ir ļoti noderīgi, ja pastāv iespēja, ka jums, iespējams, būs jāatjaunina dati programmā Excel, un tie būtu jāatjaunina arī programmā Word. Ja jums ir saistītā tabula, jums ir jāveic tikai izmaiņas Excel datos, un tie automātiski tiks atspoguļoti tabulā, kuru nokopējāt programmā Word.
Ļaujiet man parādīt, kā tas darbojas.
Pieņemsim, ka jums ir tabula, kā parādīts zemāk, un vēlaties to kopēt no Excel uz MS Word un saglabāt to saistītu.
Tālāk ir norādītas darbības, kā to izdarīt:
- Programmā Excel atlasiet datus, kurus vēlaties kopēt programmā Word
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C)
- Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties ievietot šos datus
- Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties iegūt šos datus Word dokumentā
- Dodieties uz Word cilni Sākums un noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Ielīmēt (noklikšķiniet uz mazās apgrieztās bultiņas zem īpašās ielīmēšanas ikonas)
- Parādītajās opcijās noklikšķiniet uz Ielīmēt īpašu
- Dialoglodziņā Īpašā ielīmēšana atlasiet opciju Ielīmēt saiti
- Sarakstā atlasiet Microsoft Excel darblapas objektu
- Noklikšķiniet uz Labi
Iepriekš minētās darbības ievietos kopēto tabulu programmā Word, kur tā joprojām ir saistīta ar sākotnējo tabulu programmā Excel.
Tagad, dodoties un veicot izmaiņas tabulā programmā Excel, jūs redzēsit, ka tas pats ir atspoguļots tabulā programmā Word (reāllaikā).
Ja kāda iemesla dēļ jūsu dati netiek atjaunināti reāllaikā, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tabulas un noklikšķiniet uz opcijas Atjaunināt saiti
Šeit ir dažas lietas, kas jums jāzina par šo metodi:
- Tā kā abi faili ir saistīti viens ar otru, jums tie būs jāsaglabā kopā. Ja kādam sūtāt Word failu, jums būs jānosūta viņam arī Excel fails, pretējā gadījumā saite tiks bojāta un dati programmā Word netiks atjaunināti.
- Ikreiz, kad tiek atvērts Word fails, tas pārbaudīs, vai Excel tabulā nav atjauninājumu. Tas darbojas pat tad, ja Excel fails ir aizvērts.
Šī metode ir vislabāk piemērota situācijās, kad jums ir liels Excel fails, kurā ir daudz aprēķinu/datu/informācijas paneļu. Izmantojot šo metodi, varat kopēt tikai nelielu daļu no Excel faila, vienlaikus saglabājot iespēju atjaunināt tabulu, kad Excel mainās vērtības.
Iegult Excel tabulu programmā Word
Šī ir patiešām noderīga funkcija, ko piedāvā MS Word. Tas ļauj iegult Excel dokumentu kā daļu no Word dokumenta.
Iepriekš minētajā metodē es parādīju, kā saglabāt Excel un Word failus kopā un saglabāt tos saistītus.
Šajā sadaļā es parādīšu, kā iegult Excel failu Word dokumentā, tāpēc jums nebūs jāglabā abi faili (un tikai Word fails).
Nespeciālistiem runājot, it kā jūs varētu atvērt Excel darblapu un strādāt ar to no Word dokumenta.
Ļaujiet man parādīt, ko es domāju.
Pieņemsim, ka jums ir tabula programmā Excel, kā parādīts zemāk, un kuru vēlaties kopēt programmā Word.
Tālāk ir norādītas darbības, kā to ievietot kā iegultu Excel objektu programmā Word:
- Programmā Excel atlasiet datus, kurus vēlaties kopēt programmā Word
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C)
- Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties ievietot šos datus
- Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties iegūt šos datus Word dokumentā
- Dodieties uz Word cilni Sākums un noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Ielīmēt (noklikšķiniet uz mazās apgrieztās bultiņas zem īpašās ielīmēšanas ikonas)
- Parādītajās opcijās noklikšķiniet uz Ielīmēt īpašu
- Dialoglodziņā Īpašā ielīmēšana pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija Ielīmēt
- No uzskaitītajām opcijām atlasiet Microsoft Excel darblapas objektu
- Noklikšķiniet uz Labi
Iepriekš minētās darbības ievietos kopētos datus no Excel uz MS Word.
Bet patiesībā MS Word aizmugurē notiek tas, ka tas izveido jaunu Excel failu (kas ir paša Word dokumenta daļa) un parāda tabulu no šī faila.
Ja veicat dubultklikšķi uz tabulas, pamanīsit, ka tas atver Excel failu (no Word dokumenta). Jūs redzat pazīstamo Excel saskarni, kamēr atrodaties Word dokumentā.
Jūs varat veikt jebkādas izmaiņas, kā arī izmantot tādas funkcijas kā nosacījuma formatēšana, un tas tiks atspoguļots tabulā. Turklāt visas formulas, kuras esat ieviesis, turpinās darboties.
Šīs metodes lielākais ieguvums ir tas, ka jums nav jāuztraucas par diviem atsevišķiem failiem. Atšķirībā no iepriekšējās metodes, šajā metodē Excel fails ir daļa no Word dokumenta.
Tātad, ja saglabājat Word failu vai kopīgojat to ar kādu citu, Excel fails paliks pie tā un dati paliks neskarti.
Negatīvais ir tas, ka, ja izmantojat vairākas šādas tabulas vai ja dati ir lieli, tas novedīs pie smaga Word dokumenta (jo tam ir jāietver arī iegultā Excel faila svars).
Kopējiet Excel tabulu kā sātisku attēlu
Ja gatavojat pārskatu un viss, ko vēlaties, ir patiešām vienkāršs veids, kā parādīt tabulu (bez nepieciešamības mainīt datus), varat ievietot šos datus kā attēlu.
Tas ir patiešām vienkārši, un attēlus ir arī vieglāk pārvaldīt programmā Word (piemēram, izvietošana un izmēru maiņa).
Kopējot attēlus, jums ir arī iespēja saistīt attēlu ar tabulu programmā Excel. Tādā veidā, ja veicat izmaiņas Excel tabulā, tas tiks atspoguļots tabulas attēlā programmā Word.
Kopētās tabulas ievietošana programmā Word kā statisks attēls
Pieņemsim, ka jums ir tabula, kā parādīts zemāk programmā Excel:
Tālāk ir norādītas darbības, kā kopēt šo tabulu un ievietot to kā attēlu programmā MS Word:
- Programmā Excel atlasiet datus, kurus vēlaties kopēt programmā Word
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C)
- Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties ievietot šos datus
- Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties iegūt šos datus Word dokumentā
- Dodieties uz Word cilni Sākums un noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes Ielīmēt (noklikšķiniet uz mazās apgrieztās bultiņas zem īpašās ielīmēšanas ikonas)
- Parādītajās opcijās noklikšķiniet uz Ielīmēt īpašu
- Dialoglodziņā Īpašā ielīmēšana pārliecinieties, vai ir atlasīta opcija Ielīmēt
- No piedāvātajām opcijām atlasiet “Attēls”
- Noklikšķiniet uz Labi
Iepriekš minētās darbības ievietos tabulas attēlu Word dokumentā.
Šis ir tāpat kā jebkurš cits attēls, un jūs varat to mainīt un formatēt.
Kopētās tabulas ievietošana kā saistīts attēls programmā Word
Ja jums patīk elastība, pārvaldot attēlus programmā Word, un tomēr vēlaties, lai tabula būtu savienota ar sākotnējo Excel failu, to varat izdarīt arī jūs.
Pieņemsim, ka jums ir tabula, kā parādīts zemāk programmā Excel:
Tālāk ir norādītas darbības, kā kopēt šo tabulu un ievietot to kā saistītu attēlu programmā MS Word:
- Programmā Excel atlasiet tabulu
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet un pēc tam noklikšķiniet uz Kopēt (vai izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + C)
- Atveriet Word dokumentu, kurā vēlaties ievietot šos datus
- Novietojiet kursoru vietā, kur vēlaties iegūt šos datus Word dokumentā
- Dodieties uz Word cilni Sākums un noklikšķiniet uz Ielīmēt īpašu
- Dialoglodziņā Īpašā ielīmēšana atlasiet opciju Ielīmēt saiti
- No piedāvātajām opcijām atlasiet “Attēls”
- Noklikšķiniet uz Labi
Iepriekš minētās darbības atkal dos jums attēlu, kuru varat viegli mainīt un formatēt.
Bet, tā kā tā ir saistīta ar sākotnējo tabulu programmā Excel, ja jūs veicat izmaiņas sākotnējā tabulā, tās tiks atspoguļotas arī attēlā.
Atcerieties arī, ka, tā kā šis attēls ir saistīts ar sākotnējiem datiem, ja plānojat koplietot šo Word dokumentu ar kādu citu, jums vajadzētu arī koplietot Excel failu (ja vēlaties, lai saite paliktu tāda, kāda tā ir)
Gadījumā, ja Excel fails nav pieejams vai tiek mainīts nosaukums, attēls būtu tāds pats kā jebkurš cits parasts attēls.
Tātad šie ir daži veidi, kā varat kopēt tabulu programmai Excel un ievietot to programmā Word. Vairumā gadījumu es dodu priekšroku Excel tabulu kopēšanai un ielīmēšanai kā attēliem, jo tās ir vieglāk pārvaldīt. Dažos gadījumos es arī dodu priekšroku iegulšanas metodei, kas ļauj atvērt Excel failu no pašas Word.
Es ceru, ka šī apmācība jums šķita noderīga!
