10 padomi par Excel datu ievadi, ko nevarat atļauties palaist garām

Excel ir pārsteidzošs rīks ar aizraujošām iespējām analizēt datus (vai nu izmantojot funkcijas, diagrammas vai informācijas paneļus). Vieglums, kādā datus var ievadīt un saglabāt programmā Excel, padara to par pārliecinošu izvēli.

Šajā emuāra ziņā esmu uzskaitījis 10 noderīgus Excel datu ievades padomus, kas padarīs jūs efektīvāku un ietaupīs daudz laika.

#1 Izmantojiet Excel datu ievades veidlapu

Excel datu ievades veidlapa ļauj pievienot ierakstus esošai datu kopai. Tas dod uznirstošo veidlapu, kuru var aizpildīt lietotājs. Tas ir īpaši ērti, ja datu kopai ir daudz kolonnu, un, ievadot datu punktus, jums vajadzētu atkal un atkal ritināt pa labi un pa kreisi.

Datu veidlapas funkcija vēl nav pieejama Excel lentē. Vispirms tas ir jādara pieejams, pievienojot to ātrās piekļuves rīkjoslai.

Excel datu ievades veidlapas pievienošana ātrās piekļuves rīkjoslai

1. Dodieties uz ātrās piekļuves rīkjoslu, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet Pielāgot ātrās piekļuves rīkjoslu.
   
2. Dialoglodziņā Excel opcijas atlasiet Visas komandas un dodieties uz veidlapu. Atlasiet Veidlapa un nospiediet Pievienot. Tādējādi ātrās piekļuves rīkjoslai tiks pievienota datu veidlapu ikona.
   

Izmantojot Excel datu ievades veidlapu

1. Datu diapazonā atlasiet jebkuru šūnu un ātrās piekļuves rīkjoslā noklikšķiniet uz ikonas Datu veidlapa.
2. Uznirstošo datu formā visi kolonnu nosaukumi ir uzskaitīti vertikāli. Aizpildiet datus blakus esošajā tekstlodziņā par katru virsrakstu.
3. Kad esat ievadījis datus, nospiediet taustiņu Enter.
4. Noklikšķiniet uz Jauns, lai pievienotu jaunu ierakstu.

Izmantojot Excel datu ievades veidlapu, varat arī pārvietoties pa esošajiem datiem (rindas pa rindām) vai atrast datus, norādot kritērijus (izmēģiniet to, noklikšķinot uz kritēriju pogas).

#2 Ātri ievadiet ciparus ar fiksētiem decimāldaļskaitļiem

Ja atrodaties situācijā, kad jums ir manuāli jāievada dati programmā Excel, kam ir arī decimāldaļa, šis triks varētu būt ļoti noderīgs. Piemēram, pieņemsim, ka jums ir jāievada atzīmes studentiem procentos līdz 2 zīmēm aiz komata. Varat iespējot funkciju, kurā jūs vienkārši ierakstāt ciparus, neraizējoties par to, ka katru reizi nospiedīsiet taustiņu. Lai to iespējotu:

1. Dodieties uz Fails -> Opcijas.
2. Lodziņā Excel opcijas dialoglodziņš atlasiet Papildu.
3. Papildu opcijās atzīmējiet opciju “Automātiski ievietot decimālzīmi”.
4. Norādiet vēlamo decimāldaļu skaitu (piemēram, 2 šajā gadījumā).

Tagad, ievadot jebkuru skaitli, Excel automātiski ievieto pēdējos 2 ciparus aiz komata. Tātad 1 kļūst par 0,01, 10 kļūst par 0,1, 100 kļūst par 1, 2467 kļūst par 24,67 un tā tālāk …

Kad esat pabeidzis datu ievadi, vienkārši izslēdziet to, noņemot atzīmi no tās pašas opcijas.

#3 Automātiski pievienojiet kārtas numuru numuriem

Jā, jūs varat izmantot Excel funkciju kombināciju (piemēram, VALUE, RIGHT, IF, OR), lai pievienotu ordinālus (“st” pirmajā, “nd” otrajā utt.).

Šeit ir formula:

= A1 un IF (VAI (VALUE (RIGHT (A1,2))) = {11,12,13}), "th", IF (OR (VALUE (RIGHT (A1)) = {1,2,3}), CHOOSE (Pa labi (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Aizpildiet, izmantojot Control + D

Šis ir lielisks Excel datu ievades triks. Ja jums ir jākopē iepriekš minētā šūna, vienkārši nospiediet Control + D.

Tas kopē saturu, kā arī formatējumu. Ja iepriekšējā šūnā ir formula, tā tiek kopēta (ar koriģētām atsaucēm).

Tas darbojas arī vairāk nekā vienā šūnā. Tātad, ja vēlaties kopēt visu iepriekš minēto rindu, atlasiet pašreizējo rindu un nospiediet Control + D.

Ja atlasāt vairākas šūnas/šūnas, iepriekš atlasītā šūna tiek kopēta uz visām šūnām.

Skatīt arī: 200+ Excel īsinājumtaustiņi.

#5 Ātri ievadiet datumu/laiku Excel šūnās

Neatceries pašreizējo datumu? Neuztraucieties, vienkārši nospiediet Control +; (semikolu atslēga), un šūnā tiks ievadīts pašreizējais datums.

Līdzīgi jūs varat ievadīt pašreizējo laiku, izmantojot saīsni Control + Shift +: (kols)

Atcerieties, ka tās ir absolūtas vērtības un nemainās, ja mainās datums vai laiks. Ja vēlaties dinamiskas datuma un laika vērtības, kas mainās ikreiz, atverot darbgrāmatu vai veicot atkārtotu aprēķinu, izmantojiet funkcijas ŠODIEN un TAGAD.

Skatīt arī: Kā programmā Excel automātiski ievietot datumu un laika zīmogu.

#6 Control + Enter, lai aizpildītu visu atlasi ar saturu aktīvajā šūnā

Programmā Excel atlasot vairākas šūnas, viena no šūnām ar gaišu nokrāsu (salīdzinājumā ar atlikušajām atlasītajām šūnām) ir aktīvā šūna. Ja atlases laikā ievadāt kaut ko aktīvajā šūnā un nospiediet Control + Enter, vērtība tiek ievietota visās atlasītajās šūnās.

Tas attiecas arī uz formulām. Ja ievadāt formulu aktīvajā šūnā un nospiežat Control + Enter, visas šūnas saņems šo formulu (ar koriģētām atsaucēm).

#7 Alt + lejupvērstā bultiņa, lai iegūtu visu šajā kolonnā esošo unikālo vērtību sarakstu

Tas var ietaupīt laiku, ko citādi varētu tērēt, rakstot. Pieņemsim, ka ievadāt datus slejā ar darbības statusu (Pabeigts, Pabeigts). Tā vietā, lai ierakstītu statusu, atkal un atkal tas vienkārši jāievada pāris šūnās, un pēc tam varat izmantot īsinājumtaustiņu Alt + lejupvērstā bultiņa. Tas sniedz jums sarakstu ar visiem unikālajiem ierakstiem, un jūs varat ātri izvēlēties no saraksta.

Ja vēlaties izvēlēties kādu no iepriekš norādītajām opcijām, varat izveidot nolaižamo sarakstu.

#8 Ātri izsijājiet vairākas darblapas cilnes darbgrāmatā

Šis ietaupa tonnas laika. Vienkārši izmantojiet īsinājumtaustiņu Control + Page Up/Page Down, lai pārvietotos pa vairākām darblapas cilnēm.

Skatīt arī: 200+ Excel īsinājumtaustiņi.

#9 Ievadiet garu tekstu, izmantojot saīsinājumus

Ja darblapā atkal un atkal jāievada gari vārdi vai atslēgvārdi, šis triks noderētu.

Piemēram, iespējams, vēlēsities, lai, ierakstot ABC, Excel to automātiski aizstātu ar ABC Technology Corporation Limited.

Kaut kas, kā parādīts zemāk:

Šo funkciju var iespējot, izmantojot automātiskās labošanas opcijas. Izlasiet, kā to iespējot.

#10 Ievadiet datus nepārtrauktos diapazonos

Pieņemsim, ka jums ir veidne, kā parādīts zemāk, un jums ir jāievada dati visās šūnās, kas iezīmētas ar sarkanu, bultiņu norādītajā secībā.

Šeit ir ātrs veids, kā to izdarīt:

• Atlasiet visas šūnas, kurās jāievada dati (nospiediet vadības taustiņu un pēc tam atlasiet pa vienam).
  • Sāciet ar secības otro šūnu (ievadiet ar D3). Visbeidzot atlasiet pirmo šūnu B3 (kur sākas datu ievadīšana).
• Kad esat atlasījis, dodieties uz nosaukumu lodziņu (kas atrodas formulas joslas kreisajā pusē).
• Ierakstiet jebkuru vārdu bez atstarpēm.
• Tieši tā!! Atlasiet nosaukto diapazonu, noklikšķinot uz nolaižamās izvēlnes Nosaukuma lodziņš. Tagad sāciet ievadīt savus datus un izmantot Ievadiet/cilni lai pārietu uz nākamo šūnu.

Lasiet vairāk par šo triku.

Šie ir mani desmit labākie Excel datu ievades padomi, kas var ievērojami uzlabot jūsu produktivitāti un ietaupīt laiku.

Jums varētu patikt arī šādi Excel padomi:

• 10 īpaši glīti veidi, kā tīrīt datus Excel izklājlapās.
• 24 ikdienas Excel problēmas un to ātrie labojumi.
• Kā izsekot izmaiņām programmā Excel.
• Kā atgūt nesaglabātos Excel failus.
• Kā iespējot nosacītu datu ievadi programmā Excel.
• Vai ciešat no lēnām Excel izklājlapām? 10 padomi, kā paātrināt Excel.
• Iegūstiet vairāk no programmas Atrast un aizstāt programmā Excel (4 pārsteidzoši padomi).
• Kā lietot Excel iesaldēšanas rūtis programmā Excel.
• 100+ Excel intervijas jautājumi
• Aizpildiet tukšās šūnas līdz nākamajai Excel vērtībai