Ir zināms, ka Excel darbgrāmatas kļūst sāpīgi lēnas un smagas, jo tām tiek pievienots vairāk datu/formulu/attēlu.
Dažreiz ir viegli atbrīvoties no papildu flab un kontrolēt Excel faila lielumu, un dažreiz tā nav.
Tā kā programma Excel nav tīmekļa rīks, lielākā daļa no mums strādā un sadarbojas, nosūtot Excel failus pa e-pastu. Lielu Excel failu, kura svars ir 50 MB, var būt grūti koplietot ar kolēģiem/klientiem.
Pēdējā darbā mēs izmantojām Lotus Notes e-pasta klientu, kas darbojas lēni, un smagu Excel failu nosūtīšana pār to bija spīdzināšana.
Lai gan nav maģiska veida, kā samazināt Excel darbgrāmatas izmēru, ir daži paņēmieni, kurus varat izmantot, lai samazinātu kādu flab.
Piezīme. Šo metožu ietekme uz Excel faila lieluma samazināšanu ir atkarīga no jūsu datiem. Dažiem tas var palīdzēt samazināt izmēru par 50%, un dažiem tas var samazināties tikai par 5%.Padomi, kā samazināt Excel faila lielumu
Tālāk ir norādītas metodes, ko varat izmantot, lai samazinātu Excel darbgrāmatas faila lielumu.
Katram padomam esmu veicis dažus testus un pievienojis momentuzņēmumus, lai parādītu ietekmi uz faila lielumu. Iegūtie rezultāti var atšķirties atkarībā no jūsu datiem un failiem.
Pamatojoties uz savu darbgrāmatu, varat izmantot vienu vai vairākus no šiem padomiem.
Noņemiet nevajadzīgās darblapas/datus
Labākie risinājumi bieži vien ir vieglākie.
Un šis paņēmiens vairāk attiecas uz veselo saprātu un mazāk no jebkuras Excel burvības.
Ja jums ir Excel darbgrāmata, kurā ir dažas darblapas, kas nav vajadzīgas (un netiek izmantotas nevienā formulā), pārbaudiet, vai varat no tām atbrīvoties.
Tam ir tieša korelācija ar Excel faila lielumu. Tātad, tiklīdz izdzēsīsit dažas darblapas un saglabāsit darbgrāmatu, jūs uzreiz redzēsit samazinātu faila lielumu.
Testa rezultāti:
Es izveidoju Excel failu ar 10 darblapām, kur katrā darblapā ir 2,6 miljoni datu punktu (26 kolonnas ar 100 000 datu punktiem katrā kolonnā).
Šīs darbgrāmatas lielums ir 143 MB (un saglabāšana un atvēršana prasa diezgan ilgu laiku).
Tagad, kad izdzēsu piecas lapas, izmērs samazinājās uz pusi (duh).
Kā redzat, darblapas datiem ir tieša korelācija ar faila lielumu.
Konvertēt uz bināro formātu (XLSB)
Vai jūs zināt, ka, tikai saglabājot Excel failu XLSB formātā, var samazināt faila lielumu?
Jā tā ir taisnība.
Viss, kas jums jādara, ir saglabāt darbgrāmatu, izmantojot .xlsb formātu.
Lai to izdarītu, veiciet tālāk norādītās darbības.
- Noklikšķiniet uz cilnes Fails.
- Noklikšķiniet uz Saglabāt kā.
- Noklikšķiniet uz Pārlūkot.
- Dialoglodziņā Saglabāt kā mainīt faila tipu uz Excel bināro darbgrāmatu (.xlsb)
Testa rezultāti
Man bija Excel darbgrāmata, kas aizņēma 14,6 MB vietas.
Pēc tā paša faila konvertēšanas XLSB formātā man izdevās samazināt tā izmēru līdz 10,4 MB (izmēra samazinājums par ~ 28%).
Kas ir XLSB?
Saglabājot Excel failu (.xlsx vai .xlsm), tas tiek saglabāts XML formātā.
Piemēram, ja es nomainu XLSX faila paplašinājumu uz ZIP un pēc tam to atveru, tas ir tas, ko es saņemu.
Un, ja es tālāk ieeju mapē “xl” un pēc tam ieeju darblapas mapē, man tiek parādītas šīs darbgrāmatas darblapas (un šīs darblapas tiek saglabātas kā XML dokuments).
Tagad darīsim to pašu ar XLSB failu.
Tāpēc es vispirms nomainu faila paplašinājumu uz ZIP, pēc tam atveru to un atrodu lapu1. Lūk, ko jūs saņemat:
Jūs ievērosiet, ka gan XLSX, gan XLSB saglabā darblapu citā formātā.
XLSX/XLSM saglabā to kā XML failu, bet XLSB - kā bināru (.bin) failu.
Un, nekļūstot pārāk tehniskiem, XML faili ir lieli, salīdzinot ar bināro failu.
Tātad, saglabājot Excel darbgrāmatu XLSB formātā, faila lielums tiek samazināts. Iepriekš minētajā piemērā izmēra samazinājums bija ~ 30%.
XLSB pret XLSX/XLSM
Runājot par XLSB formāta izmantošanu, izmēru samazināšana ir milzīgs ieguvums. Bet, strādājot ar XLSB formātu, jums jābūt nedaudz piesardzīgam.
XLSB formāta priekšrocības:
- Tas samazina Excel faila lielumu. Tas var būt noderīgi, ja jums ir lieli faili un vēlaties to kopīgot pa e -pastu. Izmēru var ātri samazināt, saglabājot to XLSB formātā.
- XLSB faili tiek atvērti un saglabāti ātrāk nekā XML faili. Pamatojoties uz veiktajiem ierobežotajiem testiem, XLSB faili tika atvērti un ietaupīti par 25% -50% ātrāk. Šī atšķirība ir pamanāma tikai lielos Excel failos. Ar mazākiem failiem gan XLSB, gan XLSX ir ātri.
Lai gan XLSB izskatās lieliski, ir daži iemesli, kāpēc jums vajadzētu izmantot XLSX/XLSM failus:
- Izmantojot XLSB formātu, jūs nevarat zināt, vai tam ir makro vai nav. Tas padara to riskantāku, jo kāds to var izmantot ļaunprātīga koda izpildei.
- XLSB faili tiek kodēti patentētā atkritumu tvertnes formātā, savukārt XML ir atvērtā koda lasāms faila formāts. Tas nozīmē, ka, ja kopā ar Excel izmantojat trešo pušu rīkus, labāk ir izmantot XML formātu.
- Power Query nevar nolasīt datus no XLSB faila. Tātad, ja izmantojat Power Query, labāk ir saglabāt datus XLSX/XLSM formātos.
Parasti, ja jūsu faila izmērs ir mazs (mazāks par 5 MB), labāk pieturēties pie XLSX/XLSM formātiem.
Pamatojoties uz to, ko dzirdēju no cilvēkiem un lasīju daudzos forumos, daudzi cilvēki izvēlas izmantot XLSB kā faila formātu, kad runa ir par Excel izmantošanu.
Šeit ir labs raksts par XLSB formāta izpratni.
Noņemiet nevajadzīgās formulas
Pārāk daudz formulu palielinās jūsu darbgrāmatas faila lielumu.
Tātad, ja jums ir nepieciešama datu kopa, bet tajā nav vajadzīgas formulas, labāk ir pārvērst šīs formulas par vērtībām.
Tālāk ir aprakstītas darbības, lai ātri pārveidotu formulas par Excel vērtībām:
- Atlasiet visu darblapu/datu kopu.
- Nospiediet F5 taustiņu.
- Dialoglodziņā Pāriet uz noklikšķiniet uz “Īpašs”.
- Dialoglodziņā Pāriet uz īpašiem atlasiet Formulas.
- Noklikšķiniet uz Labi.
Iepriekš minētās darbības atlasītu visas šūnas, kurās ir formula.
Tagad, lai šīs formulas pārvērstu vērtībās, veiciet tālāk norādītās darbības.
- Kopēt atlasītās šūnas (Ctrl + C)
- Noklikšķiniet uz cilnes Sākums.
- Starpliktuves grupā noklikšķiniet uz Ielīmēt.
- Noklikšķiniet uz ikonas Ielīmēt vērtību.
Iepriekš minētās darbības visas šūnas ar formulām pārvērstu vērtībās.
Testa rezultāti
Es izveidoju Excel failu ar 2,7 miljoniem datu punktu (1048576*26) un pēc tam pievienoju trīs kolonnas ar formulām (SUM, COUNT un AVERAGE).
Tad es pārveidoju šīs formulas par vērtībām un saglabāju failu ar citu nosaukumu.
Zemāk ir rezultāts:
Fails bez formulām ir par ~ 8% mazāks (un ņemiet vērā, ka man bija tikai 3 formulu kolonnas).
Ja jums ir daudz formulu, to var palielināt.
PIEZĪME: Gaistošas formulas var patiešām palielināt jūsu faila lielumu. Pārbaudes ietvaros, kad es aizstāju SUM formulu ar gaistošu formulu (OFFSET), tas noveda pie faila lieluma pieauguma (no 186 MB līdz 198 MB). Tātad, ja jums ir gaistošas formulas, kuras varat aizstāt ar nemainīgām formulām, vai arī varat tās pārvērst vērtībās, tas palīdzēs samazināt faila lielumu.Saspiest attēlus (pirms un pēc augšupielādes)
Ja strādājat ar Excel failiem, kuros ir attēli, šie attēli ir jāoptimizē un jāpārliecinās, ka to izmērs ir mazāks.
Attēlu problēma ir tāda, ka, saspiežot šos attēlus, samazinās arī kvalitāte, ko jūs, iespējams, nevēlaties.
Strādājot ar attēliem, labākais veids, kā saglabāt zemu Excel faila lielumu, ir saspiest attēlus pirms to ievietošanas programmā Excel.
Labs tiešsaistes rīks, lai to izdarītu, ir TinyPNG (vai arī varat izmantot Photoshop vai jebkuru citu līdzīgu rīku).
Tas ir bezmaksas rīks, kas var samazināt attēla izmēru līdz pat 90% un joprojām uztur pienācīgu attēla kvalitāti.
Zemāk ir ekrānuzņēmums, kurā es varēju saspiest attēlu ar izmēru no 3,9 MB līdz 331 KB ar minimālu kvalitātes zudumu.
Kad esat augšupielādējis šos saspiestos attēlus programmā Excel, varat to vēl vairāk saspiest, izmantojot Excel iebūvēto opciju.
Tālāk ir norādītas darbības, kā saspiest attēlu programmā Excel:
- Atlasiet attēlu, kuru vēlaties saspiest.
- Noklikšķiniet uz cilnes Attēlu rīku formāts. Šī ir konteksta cilne, kas parādās tikai tad, kad noklikšķināt uz attēla.
- Grupā Pielāgot noklikšķiniet uz opcijas “Saspiest attēlu”.
- Dialoglodziņā Saspiest attēlus:
- Noņemiet atzīmi no “Lietot tikai šim attēlam”, ja vēlaties saspiest visus darbgrāmatas attēlus.
- Lai maksimāli saspiestu, atlasiet E -pasts (96 ppi).
- Noklikšķiniet uz Labi.
- Saglabājiet failu.
Tas saspiež visus attēlus un palīdz samazināt jūsu Excel darbgrāmatas faila lielumu.
Testa rezultāti:
Es izmantoju saspiešanas attēla opciju programmā Excel, izmantojot vienu attēlu.
Zemāk ir rezultāti:
Izmantojot attēla saspiešanas opciju, faila izmērs samazināts no 445 KB līdz 43 KB (faila lieluma samazinājums par ~ 90%).
Tas būtu atkarīgs arī no attēla. Jau saspiests attēls var neizraisīt milzīgu izmēra samazinājumu.
Lai ietaupītu vietu, noņemiet Pivot kešatmiņu
Ja strādājat ar Pivot tabulām un cīnāties ar lieliem Excel failiem, var būt noderīgi zināt par Pivot kešatmiņu.
Kad izveidojat rakurstabulu, izmantojot datu kopu, programma Excel automātiski izveido Pivot kešatmiņu.
Pivot kešatmiņa ir objekts, kurā glabājas datu avota replika.
Lai gan jūs to neredzat, tā ir daļa no darbgrāmatas un ir savienota ar rakurstabulu. Veicot izmaiņas rakurstabulā, tajā netiek izmantots datu avots, bet tiek izmantota rakurstabula.
Lai gan jūs domājat, ka esat tieši saistīts ar avota datiem, patiesībā, veicot izmaiņas rakurstabulā, jūs piekļūstat šarnīra kešatmiņai (nevis avota datiem).
Tā kā jūs veidojat datu kopas kopiju, tas aizņem nedaudz vietas.
Tātad, tiklīdz izveidosiet Pivot tabulu, pamanīsit, ka palielinās Excel faila lielums.
Iepriekš minētajā piemērā, tiklīdz pievienoju Pivot tabulu, faila izmērs palielinās divas reizes.
Tagad ir divi veidi, kā samazināt faila lielumu, strādājot ar Pivot tabulām.
- Saglabājiet avota datus un izdzēsiet Pivot kešatmiņu
- Saglabājiet Pivot kešatmiņu un izdzēsiet avota datus
Apskatīsim abas šīs metodes.
Saglabājiet avota datus un dzēsiet Pivot kešatmiņu
Kad esat pabeidzis rakurstabulu un to saglabājat, varat piespiest Excel saglabāt tikai avota datus un iegūto rakurstabulu, nevis rakurstabulu.
To darot, jūsu Excel fails kļūs vieglāks, un jums būs veids, kā atjaunot Pivot kešatmiņu, kad tā būs nepieciešama nākamajā reizē.
Tālāk ir norādīta lieluma atšķirība, saglabājot Excel failu ar un bez Pivot kešatmiņas.
Šeit ir norādītas darbības NĒ saglabājiet Pivot kešatmiņu:
- Pivot tabulā atlasiet jebkuru šūnu.
- Noklikšķiniet uz cilnes Analīze.
- Noklikšķiniet uz rakurstabulas ikonas “Opcijas”.
- Dialoglodziņā Pivot tabulas opcijas noklikšķiniet uz cilnes Dati.
- Pivot tabulas datu opcijās noņemiet atzīmi “Saglabājiet avota datus ar failu”. Šī opcija nodrošina, ka Pivot kešatmiņa netiek saglabāta, saglabājot darbgrāmatu (un palīdz samazināt Excel faila lielumu).
- Atzīmējiet opciju - “Atjaunot datus, atverot failu”. Šī opcija nodrošina, ka, tiklīdz atverat darbgrāmatu, rakurstabula tiek atsvaidzināta un tiek automātiski ģenerēta šarnīra kešatmiņa. Ja neatzīmēsit šo opciju, jums būs manuāli jāatsvaidzina Pivot tabula, lai izveidotu Pivot kešatmiņu.
- Noklikšķiniet uz Labi.
Tagad, saglabājot failu ar rakurstabulu, pamanīsit samazinātu faila lielumu.
Saglabājiet Pivot kešatmiņu un dzēsiet avota datus
Vēl viens veids, kā samazināt Excel faila lielumu, ir dzēst rakurstabulas avota datus un paturēt tikai rakurstabulu.
Tas darbojas kā šarnīra kešatmiņa, kas ir jūsu datu spoguļattēls, un, veicot izmaiņas rakurstabulā, jūs nepiekļūstat avota datiem, tā vietā jūs izmantojat šarnīra kešatmiņu.
Zemāk ir rezultāti, kad es saglabāju Excel failu bez avota datiem.
Lai to izdarītu, vienkārši izdzēsiet datus (dzēšot datus vai darblapu, kurā ir dati).
Ja vēlaties atgūt avota datus, veiciet dubultklikšķi uz Pivot tabulas šūnas “Grand Total”, un tā uzreiz ģenerēs visu datu kopu jaunā darblapā.
Saspiest failu (ZIP IT)
To var darīt ārpus programmas Excel.
Kad saspiežat Excel failu, uzreiz redzēsit izmēra samazinājumu par aptuveni 10-15%.
Pēc tam varat koplietot šo zip failu, izmantojot e -pastu, un persona, kas to saņem, var izpakot failu un izmantot Excel darbgrāmatu.
Tālāk ir norādītas darbības, lai saspiestu Excel failu (operētājsistēmai Windows):
- Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz Excel faila
- Novietojiet kursoru uz opcijas Sūtīt uz.
- Noklikšķiniet uz opcijas “Saspiesta (zip) mape”.
Tādējādi atlasītajai Excel darbgrāmatai tiks izveidots zip fails.
Jūs arī pamanīsit faila lieluma samazināšanos (kā parādīts zemāk).
Testa rezultāti
Izmantojot šo paņēmienu, es varēju samazināt Excel darbgrāmatas faila lielumu par 8%.
Šī metode labāk darbojas failiem, kuru diapazons ir 20–50 MB. Palielinoties faila lielumam, procentuālais samazinājums nav ļoti liels.
Noņemt datu formatējumu
Datu formatēšana, piemēram, fona krāsas pielietošana, apmaļu pievienošana vai fonta stila maiņa, var palielināt faila lielumu.
Lai gan, pamatojoties uz maniem testiem, es pamanīju, ka tam nav milzīgas ietekmes.
Tālāk ir norādīti divu Excel darbgrāmatu izmēri, no kuriem vienā ir 2,6 miljoni datu punktu (vienā darblapā), bet otrā - tie paši dati, bet tiem piemērots formatējums (šūnas krāsa, apmale un slīpraksts).
Testa rezultāti
Jūs redzat, ka atšķirība starp diviem failiem nav tik milzīga (lai gan tas ietekmē, ja jums ir daudz datu).
Fails ar datiem ir 14,6 MB, un fails ar datiem un formatējumu ir 14,9 MB.
Tātad, ja vēlaties samazināt Excel darbgrāmatas faila lielumu, varat meklēt nevajadzīgo formatējumu. Noņemot to, var ietaupīt vietu diskā.
Tālāk ir norādītas darbības, lai nekavējoties noņemtu visu formatējumu, vienlaikus saglabājot datus neskartus.
- Atlasiet visu datu kopu (no kuras vēlaties noņemt formatējumu).
- Noklikšķiniet uz cilnes Sākums.
- Rediģēšanas grupā noklikšķiniet uz “Notīrīt”.
- Noklikšķiniet uz “Notīrīt formātus”.
- Saglabājiet darbgrāmatu.
Noņemt nosacījuma formatējumu
Tāpat kā regulāra datu formatēšana, arī nosacījuma formatēšana palielina faila lielumu.
Tomēr, pamatojoties uz maniem testiem, es pamanīju, ka atšķirība ir mazāka (ja vien jums nav piemēroti vairāki noteikumi vairākām lapām ar milzīgām datu kopām).
Tomēr ir laba ideja noņemt nosacīto formatējumu no jebkuras datu kopas, kur tā nav nepieciešama.
Papildus izmēram ir vēl viens labs iemesls noņemt nosacīto formatējumu - SPEED.
Nosacījuma formatējums ir nepastāvīgs, un ikreiz, kad darblapā tiek veiktas izmaiņas, tā tiek pārrēķināta. Tas var novest pie lēnākas darbgrāmatas.
Testa rezultāti
Es izveidoju failu ar 27,2 miljoniem datu punktu un piemēroju tam 5 nosacījuma formatēšanas noteikumus.
Šķiet, ka lieluma atšķirība ir tikai daži KB.
Arī Lasīt: Padomi, kā ātri izveidot lēnas Excel izklājlapas
Excel Performance Booster padomi
Lai gan iepriekš minētās metodes palīdzēs samazināt Excel faila lielumu, šeit ir daži papildu padomi, kā uzlabot Excel darbgrāmatu veiktspēju:
- Izvairieties no gaistošu formulu lietošanas. Papildus faila lieluma palielināšanai gaistošās formulas arī palēnina darbgrāmatu darbību. Gaistošu funkciju piemēri ir RAND, TODAY, OFFSET, INDIRECT utt.
- Ja jums ir jāizveido lielas datu kopas kopsavilkumi, nevis jāizmanto formulas, pārbaudiet, vai tā vietā varat izmantot rakurstabulu. Pivot tabula ir ātra un ļoti intuitīva salīdzinājumā ar formulām.
- Ja iegūstat datus no vairākiem avotiem vai apvienojat datus no vairākiem failiem, izmantojiet Power Query, lai iegūtu un pārveidotu datus. Datus varat saglabāt kā Power Query savienojumu, nevis saglabāt tos darblapā. Pivot tabulu var viegli izveidot, izmantojot savienojumus, kas izveidoti, izmantojot Power Query.
- Konvertējiet tabulas datus par Excel tabulu un izmantojiet Excel tabulu formulās. Tas ļauj darbgrāmatai darboties ātrāk, un formulas, kas izveidotas, izmantojot Excel tabulas strukturētās atsauces, ir vieglāk pārvaldāmas (jo tās ir intuitīvākas).
- Izvairieties no atsauces uz visu rindu vai kolonnu formulā. Tas palīdzēs jūsu formulām būt efektīvākām.
- Ja darbgrāmatā ir daudz formulu, izslēdziet automātisko aprēķinu un pārslēdzieties uz manuālo aprēķinu. To darot, katru reizi, kad tiek mainītas darblapas, formulas netiks pārrēķinātas. Šīs izmaiņas varat veikt, dodoties uz cilni Formula un mainot “Aprēķina opcijas”.
Ceru, ka šajā apmācībā izmantotā metode un padomi jums būs noderīgi.
Ko vēl es varētu pievienot šai apmācībai, lai tā būtu noderīgāka? Lūdzu, informējiet mani komentāru sadaļā.
